(1)

Potrebnih je več sprememb Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta (3). Zaradi jasnosti in pravne varnosti bi bilo treba navedeno uredbo prenoviti.

(2)

Ta uredba določa finančna pravila, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (v nadaljnjem besedilu: proračun) v smislu člena 322 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU), in ne ureja ali vpliva na izvajanje omejevalnih ukrepov, sprejetih na podlagi PDEU in Pogodbe o Evropski uniji (PEU), tudi v okviru izvrševanja proračuna.

(3)

Ob upoštevanju izkušenj, pridobljenih pri izvajanju finančnih pravil, ki se uporabljajo za proračun, in po sprejetju Uredbe Sveta (EU, Euratom) 2020/2093 (4) bi bilo treba uvesti nekatere ciljno usmerjene spremembe, da bi ta finančna pravila uskladili z novim pravnim okvirom, jih prilagodili potrebam učinkovitega kriznega upravljanja in izboljšali zaščito finančnih interesov Unije. Poleg tega bi bilo treba izvesti ciljno usmerjene poenostavitve, tehnične posodobitve in popravke.

(4)

Po sprejetju Uredbe (EU, Euratom) 2020/2093 bi bilo treba nadomestiti sklicevanja na temeljne akte, sklice na Sklep Sveta (EU, Euratom) 2020/2053 (5), Uredbo Sveta (EU, Euratom) 2021/768 (6) in Medinstitucionalni sporazum z dne 16. decembra 2020 o proračunski disciplini, sodelovanju v proračunskih zadevah in dobrem finančnem poslovodenju ter novih virih lastnih sredstev, vključno s časovnim načrtom za uvedbo novih virov lastnih sredstev (7), pa dodati sklicem, ki se uporabljajo v tej uredbi.

(5)

Zaradi jasnosti bi bilo treba vsa sklicevanja na razveljavljeno Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (8) nadomestiti s sklicevanji na Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (9).

(6)

Zaradi pravne varnosti bi bilo treba popraviti več navzkrižnih sklicevanj.

(7)

Treba je bolje upoštevati posebno naravo in delovanje rezervacij za finančne obveznosti in proračunska jamstva. Nekatere opredelitve in pravila o proračunskih jamstvih, proračunskih obveznostih, pravnih obveznostih, odobritvah plačil, prejemnikih in objavi informacij o prejemnikih bi bilo zato treba prilagoditi. Dodati bi bilo treba opredelitev obdobja oblikovanja rezervacij za finančne obveznosti. Poleg tega bi bilo treba posodobiti opredelitve pojmov, da bi odražale zlasti spremembe pravil o javnem naročanju in uvedbo pravil o nefinančnih donacijah.

(8)

Za večjo preglednost prejemnikov sredstev Unije, ki so nevladne organizacije, bi bilo treba uvesti opredelitev nevladnih organizacij, ki bi določala merila za njihovo identifikacijo. Poleg tega bi morali vložniki vlog za nepovratna sredstva prijaviti svoj pravni status, vključno s tem, ali so nevladne organizacije.

(9)

V to uredbo bi bilo treba vključiti sklic na splošni režim pogojenosti za zaščito proračuna iz Uredbe (EU, Euratom) 2020/2092 Evropskega parlamenta in Sveta (10). Uredba (EU, Euratom) 2020/2092 je temelj pravnega okvira za izvrševanje proračuna.

(10)

Bistveno je, da države članice in Komisija pri izvrševanju proračuna zagotovijo skladnost z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah in spoštujejo vrednote Unije iz člena 2 PEU.

(11)

Ta uredba bi morala odredbodajalcem omogočiti, da v skladu s pravili za posamezni sektor po potrebi sprejmejo ustrezne ukrepe in ukrepajo, da bi zaščitili proračun, na primer z začasno ustavitvijo plačil, kadar dejstvo, da država članica ne spoštuje ustrezne vrednote in temeljne pravice Unije, vpliva na izvajanje ukrepa, ki se financira iz sredstev Unije.

(12)

Ohraniti bi bilo treba temeljna proračunska načela. Obstoječa odstopanja od teh načel za posamezna področja, kot so raziskave, zunanje delovanje in strukturni skladi, bi bilo treba pregledati in čim bolj poenostaviti, pri čemer bi bilo treba upoštevati, ali so še relevantna, kakšna je njihova dodana vrednost za proračun in kakšno breme nalagajo deležnikom.

(13)

Pravila o prenosu odobritev bi morala biti predstavljena na bolj jasen način in treba bi bilo razlikovati med samodejnimi in nesamodejnimi prenosi. Zadevne institucije Unije bi morale Evropskemu parlamentu in Svetu zagotavljati informacije tako o samodejnih kot o nesamodejnih prenosih.

(14)

Prenos in poraba zunanjih namenskih prejemkov za naslednike posameznega programa ali dejavnosti bi morala biti dovoljena z namenom učinkovite uporabe teh sredstev. Obstajati bi morala možnost, da se notranji namenski prejemki lahko prenesejo samo v naslednje proračunsko leto, razen če ta uredba določa drugače.

(15)

Po sprejetju Uredbe (EU, Euratom) 2020/2093 in z njo povezanih temeljnih aktov bi bilo treba nekatera pravila v zvezi s proračunskimi načeli, zlasti glede razveljavitve in prenosa, sprostitev obveznosti in ponovne razpoložljivosti odobritev, ki ustrezajo sprostitvam obveznosti, določena v uredbah (EU) 2021/1060 (11) in (EU) 2021/2116 (12) Evropskega parlamenta in Sveta vključiti v to uredbo.

(16)

V zvezi z notranjimi namenskimi prejemki bi moralo biti dovoljeno financiranje novih projektov gradnje s prejemki iz oddaje in prodaje zgradb. V ta namen bi bilo treba takšne prejemke šteti za notranje namenske prejemke, ki se lahko prenesejo, dokler niso v celoti porabljeni.

(17)

Zaradi poenostavitve in boljše uskladitve časovnega okvira prispevkov držav članic z ustreznimi potrebami po plačilih bi bilo treba vse dodatne finančne prispevke držav članic za ukrepe in programe Unije, vključno s prostovoljnimi prispevki, obravnavati enako in jih šteti za zunanje namenske prejemke.

(18)

Za večjo preglednost in prepoznavnost pri prikazu informacij o namenskih prejemkih in hkratno ohranitev vsebine predhodno zagotovljenih informacij, bi bilo treba v prilogi, ki je sestavni del proračuna, zagotoviti podrobne informacije o ocenjenem znesku notranjih in zunanjih namenskih prejemkov, ki bodo prejeti, in predvideni dodelitvi za ustrezne proračunske postavke. Poleg tega je primerno pojasniti zahteve glede poročanja o izvrševanju notranjih in zunanjih namenskih prejemkov v predhodnem letu. To bo zagotovilo, da bodo vse informacije o izvrševanju namenskih prejemkov in napovedi namenskih prejemkov, ki jih je treba prejeti, predstavljene na jasen in dostopen način.

(19)

Pravila o prerazporeditvah, za katere veljajo posebne določbe, bi bilo treba posodobiti, da bi se upoštevala rezerva za solidarnost in nujno pomoč, vzpostavljena v skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2020/2093. Poleg tega bi bilo treba izvesti prilagoditve, da bi se upoštevalo dejstvo, da predlogi sprememb proračuna niso več potrebni za uporabo rezerve za solidarnost in nujno pomoč.

(20)

Institucije Unije bi morale imeti možnost sprejeti kakršno koli donacijo v korist Unije.

(21)

Da se omogoči hiter odziv v izjemnih okoliščinah, bi morala imeti Komisija možnost, da sprejme donacije v naravi, ne glede na njihovo vrednost, kadar so take donacije namenjene humanitarni pomoči, nujni pomoči, civilni zaščiti ali pomoči za krizno upravljanje. Za zagotovitev ustreznih zaščitnih ukrepov bi morala Komisija take donacije sprejeti le, kadar je njihov sprejem v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti, ne povzroča nasprotij interesov, ne škoduje podobi Unije in ne škoduje ali ogroža varnosti ali javnega reda Unije ali držav članic. Donator v trenutku sprejema ne bi smel biti v eni od situacij za izključitev v okviru sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev ter ne bi smel biti evidentiran kot izključen v ustrezni podatkovni zbirki. Kadar Komisija sprejme donacijo, bi moral odgovorni odredbodajalec informacije o tem zagotoviti v svojem letnem poročilu o dejavnostih.

(22)

Uvesti bi bilo treba določbo, na podlagi katere bi lahko pravna oseba s sredstvi v naravi sponzorirala dogodek ali dejavnost za namene promocije ali družbene odgovornosti gospodarskih družb.

(23)

Pojasniti bi bilo treba pojem smotrnosti v povezavi s proračunom. Smotrnost bi bilo treba povezati neposredno z uporabo načela dobrega finančnega poslovodenja. Opredeliti bi bilo treba tudi načelo dobrega finančnega poslovodenja ter vzpostaviti povezavo med zastavljenimi cilji in kazalniki smotrnosti, rezultati ter gospodarnostjo, učinkovitostjo in uspešnostjo porabe odobritev. Zaradi pravne varnosti bi bilo treba opredeliti terminologijo v zvezi s smotrnostjo, zlasti učinek in rezultate, pri tem pa se izogibati navzkrižjem z obstoječimi okviri smotrnosti različnih programov.

(24)

Zaradi horizontalnega cilja vključevanja načela enakosti spolov, ciljev za spremljanje porabe in uspešnosti za podnebne ukrepe ter odhodkov, ki prispevajo k zaustavitvi in obrnitvi trenda upadanja biotske raznovrstnosti, bi bilo treba uvesti posebne kazalnike smotrnosti za proračun, da bi spremljali porabo za enakost spolov ter porabo za blažitev podnebnih sprememb in prilagajanje nanje ter za zaščito biotske raznovrstnosti. Taki kazalniki bi morali biti jedrnati in sorazmerni, preprečevati prekrivanja, biti številčno omejeni in ne bi smeli povzročati prevelikega upravnega bremena. Temeljiti bi morali na učinkoviti, pregledni in celoviti metodologiji ter po potrebi na splošno priznanih znanstvenih dokazih. Kadar je to primerno, bi bilo treba podatke, zbrane v zvezi s takimi kazalniki, razčleniti po spolu in zbirati tako, da se omogoči združevanje takih podatkov v vseh ustreznih programih.

(25)

Glede na pomen obravnavanja podnebnih in okoljskih izzivov in za zagotovitev, da izvrševanje proračuna prispeva k doseganju evropskega zelenega dogovora iz sporočila Komisije z dne 11. decembra 2019 o evropskem zelenem dogovoru, podnebnih in energetskih ciljev Unije ter podnebne nevtralnosti do leta 2050, bi bilo treba pojem smotrnosti v zvezi s proračunom razširiti, da bi vključeval trajnostno izvajanje programov in dejavnosti, ki ne bi oviralo doseganja okoljskih ciljev blažitve podnebnih sprememb, prilagajanja podnebnim spremembam, trajnostne rabe in varstva vodnih in morskih virov, prehoda na krožno gospodarstvo, preprečevanja in nadzorovanja onesnaževanja ter varstva in obnove biotske raznovrstnosti in ekosistemov.

(26)

Pomembno je spodbujati socialne pravice ter poštene delovne pogoje in pogoje zaposlovanja v skladu z evropskim stebrom socialnih pravic in členom 9 PDEU. Kadar je to izvedljivo in primerno, bi morale Komisija in države članice pri izvajanju programov in dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, spoštovati ustrezno veljavno nacionalno pravo, pravo Unije, konvencije Mednarodne organizacije dela (MOD) in kolektivne pogodbe.

(27)

V skladu z Medinstitucionalnim sporazumom z dne 13. aprila 2016 o boljši pripravi zakonodaje (13), bi morala biti zakonodaja Unije visoke kakovosti in bi se morala osredotočiti na področja, na katerih ima največjo dodano vrednost za državljane, ter kar najbolj učinkovita in uspešna pri doseganju skupnih ciljev politik Unije. Uvedba ocenjevanja za obstoječe in nove programe porabe proračunskih sredstev ter dejavnosti s precejšnjo porabo proračunskih sredstev lahko prispeva k doseganju teh ciljev.

(28)

Da bi se uresničila zaveza Komisije, da bo privzeto digitalna ter da bo spodbujala učinkovitejše in kakovostnejše kontrole in revizije s povečanjem ravni zagotovila ob hkratnem znižanju stroškov, je primerno uvesti izrecno sklicevanje na uporabo digitalnih orodij in nastajajočih tehnologij, kot so strojno učenje, robotizirana avtomatizacija procesov, podatkovno rudarjenje in umetna inteligenca.

(29)

Za boljšo zaščito proračuna pred nepravilnostmi, med drugim goljufijami, korupcijo, nasprotji interesov in dvojnim financiranjem bi bilo treba uvesti standardizirane ukrepe za zbiranje, primerjavo in združevanje informacij o prejemnikih sredstev Unije. Za učinkovito preprečevanje, odkrivanje, preiskovanje in odpravljanje goljufij ali odpravo nepravilnosti je treba zlasti imeti zmožnost, da se identificirajo fizične osebe, ki imajo končno neposredno ali posredno korist od financiranja Unije ali zlorabe tega financiranja. Elektronsko evidentiranje in shranjevanje podatkov o prejemnikih sredstev Unije, vključno z njihovimi dejanskimi lastniki, kot so opredeljeni v členu 3, točka 6, Direktive (EU) 2015/849 Evropskega parlamenta in Sveta (14), ter redno dajanje teh podatkov na voljo v enotnem integriranem in interoperabilnem informacijskem sistemu in sistemu spremljanja, ki vključuje enotno orodje za podatkovno rudarjenje in oceno tveganja (v nadaljnjem besedilu: enotni integrirani informacijski sistem), ki ga zagotovi Komisija, bi morali olajšati ocenjevanje tveganja za namene izbora, dodeljevanja, finančnega poslovodenja, spremljanja, preiskovanja, kontrole in revizije ter prispevati k učinkovitemu preprečevanju, odkrivanju in odpravljanju nepravilnosti, med drugim goljufij, korupcije, nasprotij interesov in dvojnega financiranja, ter nadaljnjem ukrepanju v zvezi z njimi. Pravila o evidentiranju, shranjevanju, prenosu in obdelavi podatkov bi morala biti v skladu z veljavnimi pravili o varstvu podatkov. Enotni integrirani informacijski sistem bi bilo treba razviti, da bi se izognili dvojnemu poročanju in zmanjšali upravno breme za države članice in druge izvajalske subjekte. Komisija bi morala delovati kot upravljavec in biti odgovorna za razvoj, upravljanje in nadzor enotnega integriranega informacijskega sistema. Države članice, preiskovalni, kontrolni in revizijski organi Unije, vključno z Evropskim uradom za boj proti goljufijam (OLAF), Računskim sodiščem in Evropskim javnim tožilstvom (EJT), bi morali imeti dostop do teh podatkov pri izvajanju njihovih pristojnosti. Tak dostop bi moral upoštevati načeli potrebnosti in sorazmernosti. Podatki, ki so na voljo prek enotnega integriranega informacijskega sistema, bi morali biti v okviru postopka razrešnice Komisiji na voljo Evropskemu parlamentu in Svetu za vsak primer posebej, in sicer v obsegu, ki je potreben in sorazmeren z izvajanjem njunih pristojnosti.

(30)

Enotni integrirani informacijski sistem bi moral temeljiti na interoperabilnosti, pri čemer bi bilo treba iz tega sistema pridobiti najnovejše informacije in podatke o prejemnikih sredstev Unije in jih vanj prenesti samodejno, po možnosti v realnem času, med drugim s pomočjo ustreznih nacionalnih podatkovnih zbirk, notranjih sistemov ustreznih nacionalnih organov, upravljavskih in plačilnih organov, nacionalnih podatkovnih zbirk o javnih naročilih in razpisih, javno dostopnih podatkov ter podatkov iz drugih podatkovnih zbirk Komisije, s čimer bi zagotovili celovitost in popolnost informacij in podatkov.

(31)

Enotni integrirani informacijski sistem bi moral biti zasnovan in vzpostavljen tako, da bi omogočal združevanje ustreznih informacij v zvezi z istimi prejemniki v različnih programih financiranja Unije. Uporabljati bi moral samo kazalnike tveganja, ki so objektivni, sorazmerni in potrebni za oceno tveganja ter temeljijo na zanesljivih informacijah in virih podatkov, po možnosti posodobljenih v realnem času. Zasnovan bi moral biti tako, da se uporablja v skladu s splošnimi načeli varstva podatkov, vključno z načeloma najmanjšega obsega in omejitve hrambe podatkov, ki veljata za obdelavo osebnih podatkov.

(32)

Za zagotovitev, da funkcije enotnega integriranega informacijskega sistema še naprej potekajo v skladu z visokimi standardi, bi bilo treba, kjer je to izvedljivo, izvajati nekatere dejavnosti in ukrepe, med drugim prilagoditev podatkovnih polj ustreznim nacionalnim informacijskim sistemom in podatkovnim zbirkam ter informacijskim sistemom in podatkovnim zbirkam Komisije, pri čemer je treba za namene orodja za podatkovno rudarjenje in oceno tveganja poskrbeti za dodatke, vključno z navedbo edinstvene identifikacijske oznake operacij; povezavo ustreznih nacionalnih informacijskih sistemov in podatkovnih zbirk z enotnim integriranim informacijskim sistemom za avtomatično izmenjavo informacij; omogočanjem uporabnikom, da prilagodijo in združijo kazalnike tveganja ter njihove ponderje glede na potrebe in posebnosti sklada Unije, programa ali države; uporabo umetne inteligence za analizo in razlago podatkov; omogočanjem več možnosti uporabnikom pri uporabi funkcij iskanja in filtriranja; pomočjo uporabnikom pri razlagi in uporabi podatkov in rezultatov ter usposabljanjem o uporabi enotnega integriranega informacijskega sistema, ocenjevanju tveganj in njihovem upoštevanju pri preverjanjih in revizijah.

(33)

V skladu z načelom preglednosti, določenim v členu 15 PDEU, institucije Unije delujejo čim bolj odprto. V zvezi z izvrševanjem proračuna uporaba tega načela predvideva, da bi morali biti državljani seznanjeni s tem, kje in v katere namene Unija porablja sredstva. Takšne informacije spodbujajo demokratično razpravo, prispevajo k udeležbi državljanov v procesu sprejemanja odločitev Unije, krepijo institucionalni nadzor in pregled nad odhodki Unije ter prispevajo k spodbujanju njene verodostojnosti. Komuniciranje bi moralo biti bolj ciljno usmerjeno in bi moralo biti usmerjeno v večanje prepoznavnosti prispevka Unije med državljani. Taki cilji bi se morali dosegati z objavo, če je le mogoče s pomočjo sodobnih komunikacijskih orodij, ustreznih informacij o vseh prejemnikih sredstev, ki se financirajo iz proračuna, ob upoštevanju legitimnih interesov teh prejemnikov do zaupnosti in varnosti, v primeru fizičnih oseb pa pravice do zasebnosti in varstva njihovih osebnih podatkov. V skladu z načelom sorazmernosti bi morale institucije Unije pri objavi informacij zato uporabiti selektivni pristop. Odločitve o objavi bi morale temeljiti na ustreznih merilih, da bi bile podane informacije smiselne.

(34)

Brez poseganja v pravila o varstvu osebnih podatkov bi si bilo treba prizadevati za kar največjo možno preglednost, kar zadeva informacije o prejemnikih. Informacije o prejemnikih sredstev Unije bi bilo treba objaviti na centraliziranem in posebnem spletnem mestu institucij Unije, kot je sistem finančne preglednosti, morale pa bi biti tudi enostavno dostopne s pomočjo ustreznih in varnih tehničnih rešitev. Zahteve glede objave bi morale zajemati vse načine izvrševanja proračuna, tudi s strani drugih institucij in organov Unije.

(35)

Komisija bi morala imeti možnost posrednega izvrševanja proračuna prek organizacij države članice. Zaradi pravne varnosti je organizacijo države članice ustrezno opredeliti kot subjekt s sedežem v državi članici, ki je subjekt javnega prava oziroma subjekt zasebnega prava, ki ga ta država članica pooblasti za opravljanje javne storitve in mu zagotovi ustrezna finančna jamstva. Finančno podporo, ki jo država članica zagotavlja takšnim subjektom zasebnega prava v skladu z obstoječimi zahtevami prava Unije v obliki, o kateri odloči ta država članica in ki ne zahteva nujno bančnega jamstva, bi bilo treba šteti za ustrezna finančna jamstva.

(36)

Osebni podatki fizičnih oseb ne bi smeli biti javno dostopni dlje od obdobja, v katerem prejemnik uporablja prejeta sredstva, in bi jih bilo zato treba po dveh letih odstraniti.

(37)

V večini primerov, ki jih zajema ta uredba, se objava nanaša na pravne osebe. Kadar gre za fizične osebe, bi morala objava osebnih podatkov spoštovati načela sorazmernosti med velikostjo dodeljenega zneska in potrebo po nadzoru najustreznejše porabe sredstev. V takšnih primerih je objava regije na ravni 2 po skupni klasifikaciji statističnih teritorialnih enot (v nadaljnjem besedilu: raven NUTS) skladna s ciljem objave informacij o prejemnikih in zagotavlja enako obravnavanje med državami članicami različnih velikosti ter spoštuje pravico prejemnikov do zasebnega življenja in zlasti varstva njihovih osebnih podatkov.

(38)

Zaradi pravne varnosti in v skladu z načelom sorazmernosti bi bilo treba določiti, v katerih okoliščinah se te informacije ne bi smele objaviti. Na primer ne bi se smele objaviti informacije glede štipendij ali drugih oblik neposredne pomoči, plačane fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, določenih naročil zelo nizke vrednosti ali finančne podpore iz finančnih instrumentov ali prek proračunskih jamstev, ki je nižja od določene mejne vrednosti, ali v primerih, v katerih razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov. Vendar za nepovratna sredstva ne bi smelo biti nobenega posebnega izvzetja od obveznosti objave informacij na podlagi posebnega praga, da se ohrani trenutna praksa in se omogoči preglednost.

(39)

Kadar so osebni podatki prejemnikov objavljeni za namene preglednosti v zvezi s porabo sredstev Unije in nadzorom nad postopki dodeljevanj, bi morali biti ti prejemniki obveščeni o takšni objavi ter o svojih pravicah in postopkih, ki se uporabljajo za uveljavljanje teh pravic v skladu z uredbama (EU) 2018/1725 in (EU) 2016/679 (15) Evropskega parlamenta in Sveta.

(40)

Da bi bilo mogoče zagotoviti spoštovanje načela enakega obravnavanja med vsemi prejemniki, bi bilo treba objavo informacij, povezanih s fizičnimi osebami, objaviti tudi v skladu z obveznostjo držav članic, da zagotovijo visoko stopnjo preglednosti naročil, ki presegajo mejne vrednosti, določene v Direktivi 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta (16).

(41)

V primeru posrednega in deljenega upravljanja bi morale informacije o prejemnikih in končnih prejemnikih na razpolago dati osebe, subjekti ali imenovani organi, ki izvršujejo sredstva Unije. V primeru deljenega upravljanja bi morale biti informacije objavljene v skladu s pravili za posamezni sektor. Države članice, ki prejemajo sredstva Unije in jih izvršujejo v okviru neposrednega upravljanja, bi morale dati na razpolago informacije o svojih prejemnikih v skladu s to uredbo. Komisija bi morala dati na razpolago informacije o enotnem spletnem mestu, vključno z navedbo svojega naslova, na katerem je mogoče najti informacije o prejemnikih in končnih prejemnikih.

(42)

Za povečanje berljivosti in preglednosti podatkov o finančnih instrumentih, ki se izvršujejo v okviru neposrednega in posrednega upravljanja, je ustrezno združiti vse obveznosti poročanja v en sam delovni dokument, ki se priloži predlogu proračuna.

(43)

Za zagotovitev preglednosti, preprečevanje nekaterih podvajanj in uskladitev časovnega okvira poročanja z razpoložljivostjo ustreznih podatkov in hkrati za zagotovitev, da se nobena informacija ne izgubi, bi bilo treba informacije o proračunskih jamstvih, skupnem skladu za rezervacije in pogojnih obveznostih, kritih z zgornjo mejo lastnih sredstev, zbrati v okviru teh treh kategorij in jih celovito predstaviti v ustreznih poročilih.

(44)

Za večjo preglednost in točnost pri poročanju bi morale informacije o finančnih instrumentih, predstavljene v delovnem dokumentu, priloženem predlogu proračuna, vključevati informacije o realiziranih izgubah iz sredstev.

(45)

Da bi se zagotovila usklajenost s časovnim okvirom za sprejetje načrta prihodkov in odhodkov, bi bilo treba predlogu proračuna priložiti delovni dokument o nepremičninski politiki Komisije.

(46)

Komisija bi morala zaradi spodbujanja dobrih praks pri izvajanju Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR), Evropskega socialnega sklada (ESS), Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja (EKSRP) in Evropskega sklada za pomorstvo, ribištvo in akvakulturo (ESPRA) ter Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada (EKJS) imeti možnost, da organom, odgovornim za upravljanje in kontrolo, v informativne namene da na voljo nezavezujoč metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri dobrih praks. Ta priročnik bi se moral po potrebi posodabljati.

(47)

Sodna praksa (17), v skladu s katero mora Komisija plačati obresti ali druge dajatve za zneske glob, ki jih je Sodišče Evropske unije razveljavilo ali znižalo, je povzročila novo, nepredvidljivo situacijo. Zato je treba omogočiti, da se od prihodkov proračuna odštejejo vse dolgovane obresti ali druge dajatve na zneske razveljavljenih ali znižanih glob, drugih kazni ali sankcij, vključno z morebitnimi negativnimi donosi v zvezi s temi zneski. Izjema od prepovedi negativnih prihodkov bi morala biti omejena na to konkretno situacijo. Da se zagotovi upoštevanje splošnega načela vrnitve v prejšnje stanje (restitutio in integrum), ki se uporablja za globe, druge kazni ali sankcije, ki jih naložijo institucije Unije, Sodišče Evropske Unije pa jih pozneje razveljavi ali zniža, je treba zagotoviti, da se morebitni negativni donos začasno pobranega zneska takih glob, drugih kazni ali sankcij, ki jih naložijo institucije Unije, ne odšteje od zneska, ki ga je treba vrniti. Za nadomestilo izgube uživanja denarnih sredstev od datuma, ko je zadevna tretja stran Komisiji začasno plačala globo, do datuma vračila bi bilo treba znesek, ki ga je treba vrniti, povečati za obresti po obrestni meri, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, povečani za eno odstotno točko in pol, kot ustrezno nadomestilo takšni tretji strani v takih primerih, kar izključuje potrebo po uporabi katere koli druge obrestne mere za ta znesek. Poleg tega ta obrestna mera ustreza obrestni meri, ki se uporablja za dolžnika, kadar se dolžnik odloči odložiti plačilo globe, druge kazni ali sankcije in namesto plačila zagotovi finančno jamstvo. Takšne obresti in dajatve bi se morale odbiti kot negativni prihodki le do 31. decembra 2027, dokler ne bo sprejeta dokončna rešitev za večletni finančni okvir po letu 2027 v zvezi z obrestno mero in drugimi dajatvami, ki bi jih bilo treba plačati kot ustrezno nadomestilo za povračilo razveljavljenih ali znižanih glob, drugih kazni ali sankcij. Ta dokončna rešitev bi morala upoštevati pretekle izkušnje in pričakovani prihodnji razvoj ter biti v skladu z uporabo proračunskih načel iz te uredbe. Da se zagotovi zadosten denarni tok za nadomestilo zadevnim tretjim stranem za izgubo uživanja denarnih sredstev, kadar so bile globe, druge kazni ali sankcije razveljavljene ali njihov znesek znižan, bi bilo treba omogočiti, da se zneski, prejeti v obliki glob, drugih kazni ali sankcij ter morebitnih ustreznih obresti ali drugih prihodkov od njih, knjižijo v proračun do konca naslednjega proračunskega leta. Za zagotovitev popolne preglednosti tega mehanizma bi morala Komisija Evropskemu parlamentu in Svetu zagotoviti vse informacije, ki so na voljo v okviru letnega proračunskega postopka.

(48)

Glede na povečan obseg operacij najemanja in dajanja posojil, ki jih Komisija izvaja v imenu Unije za financiranje okrevanja po pandemiji COVID-19, bi bilo treba v zvezi s temi operacijami dodatno okrepiti preglednost. Da bi se obravnavala vse večja zapletenost teh operacij in zagotovila večja prepoznavnost njihove vsebine, bi bilo treba dokumentu, priloženemu oddelku proračuna, ki se nanaša na Komisijo, dodati celovit pregled operacij najemanja in dajanja posojil, ki jih izvaja Komisija. Ta pregled bi moral med drugim vključevati podrobne informacije o zapadlostih, rokih plačil, zapadlih obrestih na skupni ravni, bazi vlagateljev na primarnem trgu ter po potrebi o razsežnostih in stroških združenih likvidnih sredstev, na katerih temelji diverzificirana strategija financiranja, ter o načrtu najemanja posojil. Poleg tega bi bilo treba v tem pregledu navesti osnovne podatke in metodologijo, ki jih je Komisija uporabila za izračun nastalih obresti in oceno zapadlih obresti, pri čemer se ne sme vključiti kakršnih koli tržno občutljivih informacij.

(49)

Institucijam Unije je primerno omogočiti, da med seboj sklepajo sporazume o ravni storitve, da se olajša izvrševanje njihovih odobritev, ter uvesti možnost sklepanja takšnih sporazumov med oddelki institucij Unije, organi Unije, evropskimi uradi, organi ali osebami, pooblaščenimi za izvajanje določenih ukrepov skupne zunanje in varnostne politike (SZVP) na podlagi naslova V PEU, ter Uradom generalnega sekretarja sveta guvernerjev Evropskih šol, in sicer za opravljanje storitev, dobavo blaga ali izvedbo gradenj ali pogodb o nepremičninah.

(50)

Zaradi pravne varnosti je treba pojasniti, da veljavno pravo, v skladu s katerim je treba sprejeti ustrezne ukrepe v zvezi z nasprotji interesov, vključuje pravo Unije in nacionalno pravo, ki se nanašata na nasprotja interesov.

(51)

Da bi se povečalo vključevanje, bi bilo treba na seznam subjektov, katerim se lahko poveri naloge v zvezi z izvrševanjem proračuna, dodati subjekte zasebnega prava ali prava Unije, ki imajo sedež v državi članici in se jim lahko v skladu s pravili za posamezni sektor poveri izvrševanje sredstev Unije ali proračunskih jamstev, če so pod nadzorom subjektov javnega prava ali subjektov zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, ki jih je mogoče izvajati v okviru posrednega upravljanja, in imajo ustrezna finančna jamstva. Kadar takšni subjekti zasebnega prava ali prava Unije nimajo finančne podpore, ki jo zagotovi država članica, bi morala biti ustrezna finančna jamstva v obliki solidarne odgovornosti nadzornih teles ali enakovrednih finančnih jamstev.

(52)

Primerno je določiti postopek za ustanovitev novih evropskih uradov ter razlikovati med obveznimi in neobveznimi nalogami takih uradov. Uvesti bi bilo treba možnost, da institucije Unije, organi Unije in drugi evropski uradi pooblastila odredbodajalca prenesejo na direktorja evropskega urada. Evropskim uradom bi bilo prav tako treba omogočiti, da sklepajo sporazume o ravni storitve za opravljanje storitev, dobavo blaga ali izvedbo gradenj ali izvajanje pogodb o nepremičninah. Ustrezno je določiti posebna pravila za pripravo proračunskih evidenc, določbe, ki pooblaščajo računovodjo Komisije, da nekatere svoje naloge prenese na uslužbence v teh uradih, in operativne postopke za bančne račune, katere bi lahko odprla Komisija v imenu evropskih uradov.

(53)

Da se izboljša stroškovna učinkovitost izvajalskih agencij in upoštevajo praktične izkušnje, pridobljene v drugih organih Unije, bi bilo treba omogočiti, da se lahko računovodji Komisije poverijo vse naloge računovodje zadevne izvajalske agencije ali njihov del.

(54)

Zaradi pravne varnosti je treba pojasniti, da direktorji izvajalskih agencij pri upravljanju odobritev za poslovanje za programe, prenesene na njihovo agencijo, delujejo kot odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil. Da se doseže polni učinek povečane učinkovitosti celovite centralizacije nekaterih podpornih storitev, bi bilo treba izrecno določiti možnost, da izvajalske agencije izvršujejo upravne odhodke.

(55)

Treba je določiti pravila glede pooblastil in odgovornosti finančnih udeležencev, zlasti odredbodajalcev in računovodij.

(56)

Evropski parlament, Svet, Računsko sodišče in računovodja Komisije bi bilo v treba v dveh tednih od dneva imenovanja ali razrešitve obvestiti o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil, notranjega revizorja in računovodje.

(57)

Odredbodajalci bi morali biti v celoti odgovorni za izvrševanje vseh prihodkov in odhodkov v okviru svojih pristojnosti, tudi v smislu sistemov notranje kontrole, in bi morali odgovarjati za svoja dejanja, po potrebi tudi v disciplinskih postopkih.

(58)

Treba bi bilo določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki jih morajo upoštevati odredbodajalci. Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil bi morali zagotoviti, da odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil in njihovi uslužbenci prejemajo informacije in usposabljanje v zvezi s standardi za kontrole ter metodami in tehnikami za ta namen, ter zagotoviti, da se sprejmejo ukrepi za zagotovitev delovanja kontrolnih sistemov. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil bi moral svoji instituciji Unije v obliki letnega poročila poročati o izvajanju nalog. To poročilo bi moralo vključevati zahtevane finančne in poslovodne informacije, ki potrjujejo izjavo tega odredbodajalca o zanesljivosti opravljanja njegovih nalog, vključno z informacijami o splošni kakovosti izvedenih operacij. Dokazila o izvedenih operacijah bi bilo treba hraniti vsaj pet let. O vseh različnih oblikah postopkov za oddajo javnih naročil s pogajanji bi moral odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pripraviti posebno poročilo za zadevno institucijo Unije, ta institucija Unije pa bi morala pripraviti poročilo za Evropski parlament in Svet, ker ti postopki pomenijo odstopanje od običajnih postopkov dodeljevanja.

(59)

Upoštevati bi bilo treba dvojno vlogo vodij delegacij Unije, in v njihovi odsotnosti njihovih namestnikov, kot odredbodajalcev na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil za Evropsko službo za zunanje delovanje (ESZD) in – v zvezi z odobritvami za poslovanje – za Komisijo.

(60)

Prenos pooblastila za izvrševanje proračuna na namestnike vodij delegacij, ki ga v zvezi z odobritvami za poslovanje iz svojega oddelka proračuna izvede Komisija, bi moral biti omejen na primere, v katerih morajo namestniki vodij delegacij Unije nujno izvajati te naloge, da se zagotovi neprekinjeno poslovanje v odsotnosti vodij delegacij Unije. Namestnikom vodij delegacij Unije ne bi smelo biti dovoljeno, da ta pooblastila izvajajo sistematično ali zaradi notranje delitve dela.

(61)

Računovodja bi moral biti odgovoren za pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prejemkov in izterjavo terjatev. Računovodja bi moral upravljati zakladnico, bančne račune in spise tretjih oseb, voditi zaključni račun in biti odgovoren za pripravo računovodskih izkazov institucij Unije. Računovodja Komisije bi moral biti edina oseba, ki ima pravico določati računovodska pravila in harmoniziran kontni okvir, medtem ko bi morali računovodje vseh drugih institucij Unije določati računovodske postopke, ki se uporabljajo v njihovih institucijah.

(62)

Prav tako bi bilo treba določiti ureditve za imenovanje in razrešitev računovodje.

(63)

Računovodja bi moral vzpostaviti postopke za zagotovitev, da računi, odprti za potrebe upravljanja zakladnice, in računi izločenih sredstev ne izkazujejo negativnega stanja.

(64)

Primerno je, da se plačilna sredstva, odobrena za upravljanje zakladnice, uskladijo s sodobnimi metodami plačevanja, vključno s kreditnimi karticami in digitalnimi denarnicami.

(65)

Glede na to, da se plačila delegacij Unije na podlagi standardnih pravil za proračunske, zakladniške in računovodske operacije (proračunski postopki) vse pogosteje izvršujejo prek centralne zakladnice, zaradi česar se število transakcij in zneskov, plačanih prek računov izločenih sredstev, zmanjšuje, je primerno poenostaviti pravila o vzpostavitvi, vodenju in kontroli računov izločenih sredstev.

(66)

Določiti bi bilo treba tudi pogoje za uporabo računov izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki pomeni izjemo od običajnih proračunskih postopkov in zadeva le omejene zneske, ter naloge in odgovornosti skrbnikov računov izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi s kontrolo računov izločenih sredstev. Zaradi večje učinkovitosti bi se morali v delegacijah Unije vzpostaviti računi izločenih sredstev, in sicer za odobritve iz oddelkov proračuna za Komisijo in ESZD skupaj. Prav tako je ustrezno, da se pod posebnimi pogoji dovoli uporaba računov izločenih sredstev v delegacijah Unije, in sicer za plačila omejenih zneskov v proračunskih postopkih. Kar zadeva imenovanje skrbnikov računov izločenih sredstev, bi moralo biti možno, da se izberejo tudi izmed osebja Komisije na področju pomoči za krizno upravljanje in ukrepov v okviru humanitarne pomoči, če ni na voljo uslužbencev Komisije, za katere veljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Unije, določeni v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (18) (kadrovski predpisi).

(67)

Da se upoštevajo situacija na področju ukrepov v okviru pomoči za krizno upravljanje in humanitarne pomoči, kadar ni na voljo uslužbencev Komisije, za katere veljajo kadrovski predpisi, in tehnične težave pri zagotavljanju, da vse pravne obveznosti podpiše odgovorni odredbodajalec, bi bilo treba uslužbencem Komisije na tem področju dovoliti, da sklepajo pravne obveznosti zelo nizke vrednosti do 2 500 EUR, ki so povezane s plačili, izvršenimi z računov izločenih sredstev, ter da lahko pravne obveznosti po navodilu odgovornega odredbodajalca Komisije sklepajo vodje delegacij Unije ali njihovi namestniki.

(68)

Ko so naloge in odgovornosti finančnih udeležencev opredeljene, ti odgovarjajo le pod pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih. V institucijah Unije so bile na podlagi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (19) ustanovljene posebne komisije za finančne nepravilnosti. Vendar je zaradi omejenega števila zadev, ki se jim predložijo v obravnavo, in zaradi učinkovitosti ustrezno, da se njihove naloge prenesejo na medinstitucionalno komisijo, ustanovljeno na podlagi te uredbe (v nadaljnjem besedilu: posebna komisija). Posebno komisijo bi bilo treba ustanoviti za ocenjevanje zahtevkov in izdajo priporočil glede potrebe po sprejetju odločitev o izključitvah in naložitvi denarnih kazni, katere ji predložijo Komisija ali druge institucije in organi Unije, brez poseganja v njihovo upravno samostojnost v zvezi z njihovimi uslužbenci. Namen tega prenosa nalog je tudi preprečevanje podvajanja in zmanjšanje tveganj nasprotujočih si priporočil ali stališč v primerih, ko sta v postopek vključena tako gospodarski subjekt kot uslužbenec institucije ali organa Unije. Potrebno je ohraniti postopek, s katerim je odredbodajalcu omogočeno, da zahteva potrditev navodila, za katero ta odredbodajalec meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, in je tako oproščen vsake odgovornosti. Kadar ima posebna komisija to vlogo, bi bilo treba spremeniti njeno sestavo. Posebna komisija ne bi smela imeti preiskovalnih pooblastil.

(69)

Kar zadeva prihodke, bi bilo treba obravnavati negativne popravke lastnih sredstev, ki jih urejata uredbi Sveta (EU, Euratom) št. 609/2014 (20) in (EU, Euratom) 2021/770 (21). Razen posebnega primera lastnih sredstev je treba ohraniti naloge in kontrole, za katere so odgovorni odredbodajalci v različnih fazah postopka: ocena in ugotovitev terjatev, izdajanje nalogov za izterjavo, pošiljanje zaznamka o nastanku terjatve, s katerim se dolžnik obvesti o ugotovitvi terjatve, in po potrebi odločitev o opustitvi izterjave upravičenega zneska ob upoštevanju meril, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja, da se prihodki učinkovito pobirajo.

(70)

Odredbodajalec bi moral imeti možnost, da v celoti ali delno opusti izterjavo ugotovljene terjatve, če je dolžnik v katerem koli postopku v primeru insolventnosti, kot so opredeljeni v Uredbi (EU) 2015/848 Evropskega parlamenta in Sveta (22), zlasti v primerih postopkov prisilne poravnave, dogovorov ali drugih podobnih postopkov.

(71)

Določiti bi bilo treba posebne določbe o postopkih za prilagoditev ali znižanje na nič ocene zneska terjatev.

(72)

Treba je pojasniti, kdaj se v proračun vključijo zneski iz glob, drugih kazni in sankcij ter ustreznih obresti ali drugih prihodkov od njih.

(73)

Zaradi nedavnih dogodkov na finančnih trgih in obrestne mere, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, je treba pregledati določbe glede obrestne mere za globe ali druge kazni.

(74)

Da se izrazi posebna narava zneskov terjatev v obliki glob ali drugih kazni, ki jih institucije Unije naložijo na podlagi PDEU ali Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (Pogodba Euratom), je treba določiti posebne določbe o obrestnih merah, ki se uporabljajo za dolgovane, a še neplačane zneske, za primer, da bi takšne zneske Sodišče Evropske unije povišalo.

(75)

Pravila o izterjavi bi bilo treba pojasniti in okrepiti. Zlasti bi bilo treba določiti, da računovodja izterja dolgovane zneske tudi s pobotom terjatve z zneski, ki jih dolžniku dolguje izvajalska agencija pri izvrševanju proračuna.

(76)

Da se zagotovita pravna varnost in preglednost, bi bilo treba določiti pravila glede rokov, v katerih je treba poslati zaznamek o nastanku terjatve.

(77)

Zaradi zavarovanja upravljanja sredstev in hkratne prednostne obravnave cilja zavarovanja in likvidnosti denarnih sredstev bi bilo treba zneske v zvezi z globami, drugimi kaznimi ali sankcijami, naloženimi na podlagi PDEU ali Pogodbe Euratom, kot so izpodbijane globe na področju konkurence, začasno pobrati. Komisija bi morala imeti tudi možnost, da te zneske naloži v finančna sredstva in določi razporeditev njihovega donosa. Ker Komisija ni edina institucija Unije, ki ima pravico naložiti globe, druge kazni ali sankcije, je treba določiti določbe v zvezi s takšnimi globami, drugimi kaznimi ali sankcijami, ki jih naložijo druge institucije Unije, ter določiti pravila za njihovo izterjavo, ki bi morala biti enakovredna pravilom, ki se uporabljajo za Komisijo.

(78)

Za zagotovitev, da ima Komisija vse potrebne informacije za sprejetje sklepov o financiranju, je treba določiti minimalne zahteve za vsebino sklepov o financiranju v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnim naročanjem, skrbniškimi skladi Unije za zunanje ukrepe (skrbniški skladi Unije), nagradami, finančnimi instrumenti, mehanizmi ali platformami mešanega financiranja in proračunskimi jamstvi. Hkrati je treba za zagotovitev dolgoročne perspektive potencialnim prejemnikom dovoliti, da se sklepi o financiranju sprejemajo za več kot eno proračunsko leto ob poudarku, da je njihovo izvajanje pogojeno z razpoložljivostjo proračunskih odobritev v zadevnem proračunskem letu. Poleg tega je treba zmanjšati število obveznih elementov sklepov o financiranju. V skladu z namenom poenostavitve bi morali biti sklepi o financiranju hkrati tudi letni ali večletni program dela. Ker so prispevki organom Unije iz členov 70 in 71 že uveljavljeni v proračunu, se ne bi smelo zahtevati, da se v ta namen sprejme poseben sklep o financiranju.

(79)

Kar zadeva odhodke, bi bilo treba pojasniti razmerje med sklepi o financiranju, skupnimi proračunskimi obveznostmi in posameznimi proračunskimi obveznostmi ter pojma prevzemanja proračunskih in pravnih obveznosti, da se vzpostavi jasen okvir za različne faze izvrševanja proračuna.

(80)

Da se upošteva zlasti število pravnih obveznosti, ki jih sklenejo delegacije Unije in predstavništva Unije, ter tečajna nihanja, s katerimi se spoprijemajo, bi bilo treba omogočiti, da se začasne proračunske obveznosti prevzemajo tudi v primerih, ko sta končni prejemnik in znesek znana.

(81)

Da se EKJS, takoj ko je to tehnično izvedljivo, uskladi s splošnimi računovodskimi in proračunskimi postopki, bi bilo treba dovoliti, da se za izvrševanje plačil prevzamejo posamezne proračunske obveznosti, ne da bi bilo treba za izvrševanje plačil najprej prevzeti celotno začasno obveznost, ki ji sledijo posamezne obveznosti v največ dveh mesecih ali pod določenimi pogoji v daljšem obdobju. Da bi se lahko prevzemale posamezne proračunske obveznosti in izvrševala plačila za prvi mesec proračunskega leta v decembru, je treba rutinske izdatke za upravljanje EKJS dodati vrstam izdatkov, za katere so odobrena vnaprejšnja plačila.

(82)

Kar zadeva tipologijo plačil, ki jih lahko opravijo odredbodajalci, bi bilo treba v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja pojasniti različne vrste plačil. Pravila za obračun plačil predhodnega financiranja bi bilo treba še razjasniti, zlasti za situacije, ko vmesni obračun ni mogoč. V ta namen bi bilo treba v sklenjene pravne obveznosti vključiti ustrezne določbe.

(83)

V tej uredbi bi moralo biti določeno, da je treba plačila izvršiti do določenih rokov in da bodo v primeru neupoštevanja takšnih rokov upniki upravičeni do zamudnih obresti v breme proračuna, razen v primeru držav članic, Evropske investicijske banke (EIB) in Evropskega investicijskega sklada (EIS).

(84)

Ključni elementi elektronskih računov v javnih naročilih bi morali temeljiti na pravilih iz Direktive 2014/55/EU Evropskega parlamenta in Sveta (23).

(85)

Zaradi jasnosti bi bilo treba spremeniti opredelitev pojma neustreznih ponudb v javnih naročilih, da bi vključeval ponudbe, pri katerih gospodarski subjekt nima dostopa do naročil.

(86)

Pojasniti je treba, da se lahko posamezna naročila na podlagi okvirnih pogodb, sklenjenih z enim samim gospodarskim subjektom, oddajo in spremenijo v skladu s pogoji, predvidenimi v okvirni pogodbi.

(87)

Glede na to, da so ukrepi predhodnega obveščanja enaki za odprte, omejene in konkurenčne postopke s pogajanji, bi bilo treba pod določenimi pogoji dovoliti uporabo postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o naročilu po neuspešnem konkurenčnem postopku s pogajanji.

(88)

Iz področja uporabe pravil o javnem naročanju iz te uredbe je treba izključiti storitve overjanja in avtentikacije dokumentov, ki jih opravljajo notarji, v primerih, ko postopki, ki urejajo takšne storitve v zadevni državi članici, niso odprti za konkurenco.

(89)

Primerno je predvideti možnost postopkov s pogajanji brez predhodne objave za storitve, ki jih zagotavljajo organizacije držav članic, ki ne morejo sodelovati v konkurenčnih postopkih.

(90)

Za zagotovitev skladnosti s sodno prakso Sodišča Evropske unije (24) bi moral odredbodajalec zahtevati predložitev dokazov o merilih za izključitev in pogojih za sodelovanje pred odločitvijo o oddaji javnega naročila.

(91)

Ustrezno je, da se določbe o potrditvi in odobritvi odhodkov vključijo v en člen ter se uvede opredelitev sprostitve obveznosti. Ker se transakcije izvršujejo v računalniških sistemih, bi moral pojem „elektronsko zaščiten podpis“, s čimer se izrazi odločitev o potrditvi, nadomestiti prejšnji pojem „podpis zaznamka ‚odobreno za plačilo‘“, razen v omejenem številu primerov. Prav tako je treba razjasniti, da se potrjevanje odhodkov uporablja za vse upravičene stroške, vključno, kar je primer pri obračunu plačil predhodnega financiranja, s stroški, ki niso povezani z zahtevkom za plačilo.

(92)

Za zmanjšanje kompleksnosti, poenostavitev obstoječih pravil in izboljšanje berljivosti te uredbe bi bilo treba določiti pravila, ki so skupna več instrumentom za izvrševanje proračuna. Zato bi bilo treba nekatere določbe znova zbrati skupaj, besedilo drugih določb in njihovo področje uporabe pa bi bilo treba uskladiti in odstraniti nepotrebne ponovitve ter navzkrižno sklicevanje.

(93)

Vsaka institucija Unije bi morala vzpostaviti odbor za spremljanje poteka notranjih revizij, katerega naloga je zagotavljanje neodvisnosti notranjega revizorja, spremljanje kakovosti notranjega revizijskega dela ter zagotavljanje, da njene službe ustrezno upoštevajo in spremljajo priporočila notranjih in zunanjih revizij. O sestavi tega odbora za spremljanje poteka notranjih revizij odloči vsaka institucija Unije, pri čemer upošteva svojo organizacijsko samostojnost in pomen neodvisnega strokovnega svetovanja.

(94)

Večji poudarek bi bilo treba dati smotrnosti in rezultatom projektov, ki se financirajo iz proračuna. Zato je ustrezno opredeliti dodatno obliko financiranja, ki ni povezana s stroški relevantnih operacij in dopolnjuje obstoječe oblike prispevkov Unije, ki so že dobro uveljavljene (povračilo upravičenih stroškov, ki so dejansko nastali, stroški na enoto, pavšalni zneski in financiranje po pavšalni stopnji). Dodatna oblika financiranja bi morala temeljiti na vnaprejšnjem izpolnjevanju nekaterih pogojev ali na doseganju rezultatov, ki se merijo glede na predhodno določene mejnike ali s pomočjo kazalnikov smotrnosti.

(95)

Kadar je prispevek Unije v obliki financiranja, ki ni povezano s stroški, in kadar povračilo temelji na rezultatih, bi bilo treba doseganje teh rezultatov meriti z vnaprej določenimi mejniki ali cilji, doseganje takih mejnikov ali ciljev pa bi bilo treba preveriti pred izplačilom prispevka. Evidence in dokazila, povezana z doseganjem ciljev ali mejnikov, bi bilo treba hraniti za namene naknadnih pregledov ali revizij, tudi s strani Računskega sodišča.

(96)

Kadar Komisija izvaja ocene operativne in finančne sposobnosti prejemnikov sredstev Unije ali njihovih sistemov in postopkov, bi morala imeti možnost, da se opre na ocene, ki jih je že izvedla sama ali pa so jih izvedli drugi subjekti ali donatorji, kot so nacionalne agencije in mednarodne organizacije, da bi se preprečilo podvajanje ocenjevanja istih prejemnikov. Možnost navzkrižnega opiranja na ocene, ki so jih izvedli drugi subjekti, bi bilo treba uporabiti, kadar so bile takšne ocene pripravljene ob upoštevanju pogojev, ki ustrezajo pogojem iz te uredbe za način izvrševanja, ki se uporablja. Zato bi morala Komisija za spodbujanje navzkrižnega opiranja na ocene med donatorji spodbujati priznavanje mednarodno sprejetih standardov ali mednarodnih dobrih praks.

(97)

Pomembno se je tudi izogniti večkratnim revizijam prejemnikov sredstev Unije s strani različnih subjektov glede porabe teh sredstev. Zato bi moralo biti možno opreti se na revizije, ki so jih že izvedli neodvisni revizorji, pod pogojem, da obstajajo zadostni dokazi o njihovi usposobljenosti in neodvisnosti, ter pod pogojem, da revizijsko delo temelji na mednarodno sprejetih revizijskih standardih, ki zagotavljajo razumno zagotovilo, in so bile izvedene na podlagi računovodskih izkazov in poročil, v katerih je opredeljena poraba prispevka Unije. Takšne revizije bi morale biti nato osnova za splošno zagotovilo glede porabe sredstev Unije. V ta namen je pomembno zagotoviti, da se na zahtevo Evropskemu parlamentu, Komisiji, Računskemu sodišču in revizijskim organom držav članic da na voljo poročilo neodvisnih revizorjev in s tem povezana revizijska dokumentacija.

(98)

Za namen opiranja na ocene in revizije ter za zmanjšanje upravnega bremena za osebe in subjekte, ki prejemajo sredstva Unije, je pomembno zagotoviti, da se vse informacije, ki so že na voljo v institucijah Unije, organih upravljanja ali drugih organih in subjektih, ki izvršujejo sredstva Unije, znova uporabijo, da bi se izognili večkratnim zahtevkom, naslovljenim na prejemnike ali upravičence.

(99)

Da bi se vzpostavil mehanizem za dolgoročno sodelovanje s prejemniki, bi bilo treba opredeliti možnost podpisa sporazumov o okvirnem finančnem partnerstvu. Okvirna finančna partnerstva bi bilo treba izvajati prek nepovratnih sredstev ali prek sporazumov o prispevku z osebami in subjekti, ki izvršujejo sredstva Unije. V ta namen bi bilo treba določiti minimalno vsebino takšnih sporazumov o prispevku. Okvirna finančna partnerstva ne bi smela neupravičeno omejevati dostopa do financiranja Unije.

(100)

Pogoje in postopke za prekinitev, preklic ali zmanjšanje prispevka Unije bi bilo treba med različnimi instrumenti izvrševanja proračuna, kot so na primer nepovratna sredstva, javno naročanje, posredno upravljanje, nagrade, itd., uskladiti. Opredeliti bi bilo treba podlago za takšno prekinitev, preklic ali zmanjšanje. Kadar se nepravilnosti ali goljufije, ki so se zgodile med postopkom dodeljevanja, odkrijejo naknadno, bi moral odgovorni odredbodajalec sprejeti nekatere popravne ukrepe, razen če je upravičeno, da tega ne stori, na primer kadar je izvajanje pravne obveznosti v interesu zadevne institucije ali organa ali kadar je treba zagotoviti neprekinjeno delovanje.

(101)

Ta uredba bi morala določiti standardna obdobja, v katerih bi morali prejemniki hraniti dokumente v zvezi s prispevki Unije, da bi se izognili odstopajočim ali nesorazmernim pogodbenim zahtevam, pri čemer bi se Komisiji, Računskemu sodišču ter OLAF še vedno zagotovilo dovolj časa, da pridobijo dostop do takšnih podatkov in dokumentov ter opravijo naknadna preverjanja in revizije. Poleg tega bi bilo treba vsem osebam ali subjektom, ki prejemajo sredstva Unije, naložiti obveznost, da sodelujejo pri zaščiti finančnih interesov Unije.

(102)

Da se udeležencem in prejemnikom zagotovijo ustrezne informacije in se jim da priložnost za uveljavljanje njihove pravice do obrambe, bi jim moralo biti dovoljeno, da predložijo svoje pripombe pred sprejetjem katerega koli ukrepa, ki škoduje njihovim pravicam, ter bi morali biti obveščeni o pravnih sredstvih, ki so jim na voljo za izpodbijanje takšnega ukrepa.

(103)

V okviru postopka dodeljevanja ni potrebno, da odgovorni odredbodajalec udeležencu omogoči predložitev pripomb, če je bil ta udeleženec zavrnjen v postopku dodeljevanja. Za zagotovitev pravne varnosti bi bilo treba to opredeliti tudi v določbi o razčiščevalnih postopkih in pravnih sredstvih.

(104)

Glede na vse bolj zahtevno geopolitično okolje s hitro spreminjajočimi se hibridnimi in kibernetskimi grožnjami ter potrebo po digitalni preobrazbi, ki je vedno izpostavljena tehničnim ranljivostim, mora Unija zaščititi varnost in javni red Unije ali njenih držav članic, kakor se to odraža v javnem redu in pravu. To zadeva ohranjanje temeljnih interesov družbe, kot so zagotavljanje zanesljive oskrbe z energijo, boj proti organiziranemu kriminalu in goljufijam. Pri dodeljevanju sredstev Unije v zvezi s strateškimi sredstvi in interesi, kot so digitalna ali vesoljska infrastruktura, komunikacijski in informacijski sistemi in storitve, se lahko ob upoštevanju vseh mednarodnih sporazumov Unije zahteva uporaba posebnih pogojev za zagotovitev take zaščite, tudi za celovitost komunikacijskih in informacijskih sistemov ter s tem povezanih dobavnih verig. Pojasniti bi bilo treba vrste pogojev in zahtev za njihovo uporabo. Vseeno se lahko zato, ker posebni pogoji iz te uredbe niso izčrpni, v temeljni akt vključijo posebni pogoji, če se s tem ne spremenijo zahteve in postopki iz te uredbe v zvezi z zaščito varnosti in javnega reda ali če se s tem od njih ne odstopa.

(105)

Komisija bi morala zaradi zaščite finančnih interesov Unije vzpostaviti enoten sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev.

(106)

Sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev bi bilo treba uporabljati za udeležence, prejemnike, subjekte, na katerih sposobnost se namerava opreti kandidat ali ponudnik, podizvajalce izvajalca, dejanske lastnike in povezane subjekte izključenega subjekta, fizične osebe, izdajatelje jamstva ter vse osebe ali subjekte, ki prejemajo sredstva Unije, kadar se proračun izvršuje v okviru posrednega upravljanja, vse osebe ali subjekte, ki prejemajo sredstva Unije v okviru finančnih instrumentov, ki se izvršujejo v okviru neposrednega upravljanja, udeležence ali prejemnike, katerim so subjekti, ki izvršujejo proračun v okviru deljenega upravljanja, zagotovili informacije, in sponzorje.

(107)

Da bi se izboljšala zaščita finančnih interesov Unije, bi bilo treba okrepiti sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev. Pomembno je preprečiti, da bi lahko oseba ali subjekt, ki je v situaciji za izključitev, zaprosil za sredstva Unije ali bil izbran za njihovo izvrševanje ali prejel taka sredstva na podlagi programa, ki se izvaja z deljenim upravljanjem. Kadar obstaja pravnomočna sodba ali pravnomočna upravna odločba, bi se moralo odgovornemu odredbodajalcu omogočiti, da izključi osebo ali subjekt, če je ta v situaciji za izključitev in se šteje za nezanesljivega, ker je bil vpleten v določene resne kršitve. Brez poseganja v obveznosti obveščanja iz drugih temeljnih aktov bi morali osebe in subjekti, ki izvršujejo proračun v okviru deljenega upravljanja, Komisiji prek katerega koli uradnega kanala, kot je avtomatizirani informacijski sistem, ki ga je vzpostavila Komisija in se trenutno uporablja za poročanje o goljufijah in nepravilnostih (v nadaljnjem besedilu: sistem za upravljanje nepravilnosti), posredovati informacije, ki se nanašajo na ugotovljena dejstva in ugotovitve v okviru takih pravnomočnih sodb ali pravnomočnih upravnih odločb le v zvezi z razlogi iz člena 138(1), točki (c)(iv) in (d), ko se seznanijo s takimi informacijami. Če ni pravnomočne sodbe ali pravnomočne upravne odločbe, bi moralo biti odgovornemu odredbodajalcu omogočeno, da na podlagi predhodne pravne opredelitve, ki jo pripravi posebna komisija, izvrši izključitev ob upoštevanju dejstev in ugotovitev, ugotovljenih v okviru revizij ali preiskav, ki jih izvajajo OLAF, EJT ali Računsko sodišče, ali katerega koli drugega preverjanja, revizije ali kontrole, opravljenih na odgovornost odredbodajalca. Takšno izključitev bi bilo treba evidentirati v podatkovni zbirki sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev. Osebe in subjekti, ki izvršujejo proračun v okviru deljenega upravljanja, bi morali pred dodelitvijo sredstev Unije ali izbiro udeležencev in upravičencev preveriti podatkovno zbirko sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev. To preverjanje bi moralo zadevati osebo ali subjekt, ki je zaprosil za sredstva Unije ali je bil izbran za njihovo izvrševanje. Za zagotovitev učinkovitega izvajanja sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev bi morali pristojni organi držav članic izvrševati izključitve, zabeležene v podatkovni zbirki, glede oseb ali subjektov, ki zaprošajo za sredstva Unije ali so bili izbrani za njihovo izvrševanje, v celotnem obdobju izključitve. S takšno izključitvijo bi se morala ohraniti integriteta postopka javnega naročanja ali izbirnega postopka in ga zaščititi pred sodelovanjem posameznikov ali subjektov, vpletenih v hujšo kršitev. Zahtevki za plačilo iz držav članic v okviru deljenega upravljanja, ki vključujejo odhodke, povezane z osebo ali subjektom, ki je bil izključen, se ne bi smeli povrniti. Kadar se sredstva izplačajo državam članicam na podlagi okvirov, ki temeljijo na smotrnosti, bi se morala uporabljati posebna pravila, kot je določeno v pravilih za posamezni sektor.

(108)

Pomembno je poudariti, da bi se moral sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev uporabljati le za sredstva Unije, izplačana državam članicam v okviru neposrednega upravljanja, pri čemer so države članice odgovorne za sprejetje vseh ustreznih ukrepov za zaščito finančnih interesov Unije, in sicer le, kadar ima Komisija ustrezne pristojnosti na podlagi zadevnega pravnega okvira. Zato bi morale biti pristojnosti Komisije omejene na obveznost predložitve zadeve posebni komisiji za namen izključitve osebe ali subjekta, če odredbodajalec izve za resne kršitve na podlagi pravnomočnih sodb, pravnomočnih upravnih odločb ali dejstev in ugotovitev, ugotovljenih v okviru revizij ali preiskav, ki jih v zvezi s temi sredstvi izvajajo OLAF, EJT ali Računsko sodišče, ali na podlagi katerega koli drugega preverjanja, revizije ali kontrole, opravljenih na odgovornost odredbodajalca. Države članice so brez poseganja v te pristojnosti Komisije še naprej odgovorne za preverjanje informacij o odločitvah o izključitvi, evidentiranih v podatkovni zbirki sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev, za izvrševanje takih odločitev in za zagotovitev, da se ne predloži noben zahtevek za plačilo, ki se nanaša na osebo ali subjekt, ki je v taki situaciji za izključitev. Brez poseganja v pravila za posamezni sektor in prostovoljno uporabo se sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev ne bi smel uporabljati za Uredbo (EU) 2021/241 Evropskega parlamenta in Sveta (25).

(109)

Pojasniti bi bilo treba, da kadar se odločitev o evidentiranju osebe ali subjekta v podatkovni zbirki sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev sprejme na podlagi situacij za izključitev fizične ali pravne osebe, ki je član upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa navedene osebe ali subjekta ali ki ima pooblastila za zastopanje, odločanje ali nadzor v zvezi z navedeno osebo ali subjektom, ali fizične ali pravne osebe, ki prevzame neomejeno odgovornost za dolgove te osebe ali subjekta, ali fizične osebe, ki je nujna za dodelitev ali izvršitev pravne obveznosti, informacije, evidentirane v podatkovni zbirki, vključujejo informacije o teh osebah.

(110)

Odločitev o izključitvi osebe ali subjekta iz sodelovanja v postopkih dodeljevanja ali o naložitvi denarne kazni osebi ali subjektu ter odločitev o objavi s tem povezanih informacij bi moral zaradi svoje neodvisnosti v upravnih zadevah sprejeti odgovorni odredbodajalec. Če ni nobene pravnomočne sodbe ali pravnomočne upravne odločbe in če gre za resno kršitev pogodbenih obveznosti, bi moral odgovorni odredbodajalec svojo odločitev sprejeti na podlagi predhodne pravne opredelitve, ob upoštevanju priporočila posebne komisije. Posebna komisija bi morala oceniti tudi trajanje izključitve, kadar to trajanje ni bilo določeno že v pravnomočni sodbi ali pravnomočni upravni odločbi.

(111)

Vloga posebne komisije bi morala biti, da zagotavlja dosledno delovanje sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev. Posebno komisijo bi morali sestavljati stalni predsednik, stalni podpredsednik, ki bi moral biti namestnik predsednika, dva predstavnika Komisije in predstavnik odredbodajalca, ki vloži zahtevo.

(112)

Da bi se sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev uskladil s pravili o javnem naročanju in povečala njegova učinkovitost, bi bilo treba poskus vplivanja na dodeljevanje sredstev Unije ali neupravičeno pridobitev sredstev Unije, vključno v zvezi z nasprotji interesov, izrecno vključiti kot posebno situacijo za izključitev na podlagi hude kršitve poklicnih pravil.

(113)

Odgovorni odredbodajalec bi moral ob ustreznem upoštevanju načela sorazmernosti izključiti osebo ali subjekt, če pokaže pomanjkanje integritete z vpletenostjo v kakršno koli protipravno ravnanje, ki ni združljivo z vrednotami iz člena 2 Pogodbe o Evropski uniji in Listine Evropske unije o temeljnih pravicah, kot so spodbujanje k diskriminaciji, sovraštvu ali nasilju, ki se nanaša na skupino oseb ali pripadnika skupine, kadar lahko ravnanje negativno vpliva na izvajanje naročila.

(114)

V primeru namerne in neupravičene odklonitve sodelovanja v okviru preiskav, preverjanj ali revizij, ki jih izvajajo odredbodajalec, OLAF, EJT ali Računsko sodišče, bi bilo treba dodati samostojni razlog za izključitev, saj lahko to resno vpliva na zaščito finančnih interesov Unije.

(115)

Predhodna pravna opredelitev ne prejudicira končne ocene ravnanja zadevne osebe ali subjekta, ki jo v skladu z nacionalnim pravom opravijo pristojni organi držav članic. Po uradnem obvestilu o takšni končni oceni bi bilo torej treba pregledati priporočilo posebne komisije in odločitev odgovornega odredbodajalca.

(116)

Odgovorni odredbodajalec bi moral izključiti osebo ali subjekt, kadar je bila oseba ali subjekt s pravnomočno sodbo ali pravnomočno upravno odločbo spoznana za krivo hude kršitve poklicnih pravil, namernega ali nenamernega neizpolnjevanja obveznosti, povezanih s plačevanjem prispevkov za socialno varnost ali davkov, ustanovitve subjekta v drugi jurisdikciji z namenom izogniti se davčnim, socialnim ali drugim pravnim obveznostim, goljufije v škodo proračuna, korupcije, sodelovanja v hudodelski združbi, pranja denarja in financiranja terorizma, terorističnih kaznivih dejanj oziroma dejanj, povezanih s terorističnimi kaznivimi dejanji, glede dela otrok ali drugega kaznivega dejanja v zvezi s trgovino z ljudmi ali nepravilnosti. Osebo ali subjekt bi bilo treba izključiti tudi v primeru resne kršitve pravne obveznosti, med drugim kršitve zahteve glede izpolnjevanja pogodbe v skladu z najvišjimi strokovnimi standardi, ali v primeru stečaja ali v primerih zavrnitve sodelovanja v preiskavah, preverjanjih ali revizijah. Pri presoji teh razlogov za izključitev bi se lahko nerazumno škodljiva dejanja, ki veljajo kot kršitev v mednarodnem trgovinskem pravu, štela za pomemben dejavnik, če vključujejo hudo kršitev poklicnih pravil.

(117)

V skladu s sodbo Sodišča Evropske unije z dne 15. februarja 2023 (26) bi se moral odredbodajalec pri sprejemanju odločitve o izključitvi osebe ali subjekta zaradi hude kršitve poklicnih pravil opreti na dovolj natančne, prepričljive in konkretne dokaze, in bi zato lahko jasno in nedvoumno dokazal, da je vložnik ravnal protipravno ter da njegovo ravnanje vpliva na njegovo strokovno verodostojnost in je storjeno naklepno ali iz hude malomarnosti v smislu te uredbe.

(118)

Odgovorni odredbodajalec bi moral pri odločitvi, ali naj izključi osebo ali subjekt oziroma osebi ali subjektu naloži denarno kazen in objavi s tem povezane informacije, zagotoviti spoštovanje načela sorazmernosti, zlasti z upoštevanjem resnosti položaja, njegovega vpliva na proračun, časa, ki je pretekel od zadevnega ravnanja, trajanja in ponovitev tega ravnanja, namernosti ali stopnje malomarnosti ter sodelovanja osebe ali subjekta z zadevnim pristojnim organom v preiskavi in prispevka te osebe ali subjekta k preiskavi.

(119)

Prav tako bi moralo biti odgovornemu odredbodajalcu omogočeno, da izključi osebo ali subjekt, kadar je fizična ali pravna oseba, ki prevzame neomejeno odgovornost za dolgove gospodarskega subjekta, v stečaju ali podobnem insolventnem stanju oziroma fizična ali pravna oseba ne izpolnjuje svojih obveznosti glede plačevanja prispevkov za socialno varnost ali davkov, kadar to vpliva na finančni položaj gospodarskega subjekta.

(120)

Da bi se dodatno izboljšala zaščita finančnih interesov Unije, bi moralo biti odredbodajalcu omogočeno, da dejanske lastnike in povezane subjekte izključenega subjekta, ki so bili vpleteni v kršitev izključenega subjekta, izključi ali jim naloži denarno kazen. Z omogočitvijo izključitve dejanskih lastnikov in povezanih subjektov se namerava preprečiti, da bi lahko oseba ali subjekt, ki je bil izključen iz izbora za izvrševanje sredstev Unije, še naprej sodeloval v postopkih javnega naročanja in dodeljevanja prek novega podjetja ali obstoječih povezanih subjektov.

(121)

Da bi se povečala učinkovitost sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev, bi se moral ta uporabljati tudi za fizične osebe, ki se štejejo za odgovorne za kršitve subjekta, tako da ne bi mogle sodelovati v postopkih dodeljevanja ali biti izbrane za izvrševanje sredstev Unije bodisi osebno bodisi prek nove korporativne identitete, brez poseganja v pravico do izjave.

(122)

Posebni komisiji sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev bi moralo biti omogočeno, da na zahtevo odredbodajalca izda priporočila po hitrem postopku, brez poseganja v pravico do izjave. Tak postopek bi bilo treba uporabiti, kadar to zahtevajo okoliščine ali narava zadeve, na primer kadar je organ države članice izdal pravnomočno sodbo ali pravnomočno upravno odločbo, vendar trajanje izključitve ni določeno; ali je tretja država izdala pravnomočno sodbo ali pravnomočno upravno odločbo; ali je bila osebi ali subjektu s sklepom mednarodnih organizacij že naložena sankcija, enakovredna izključitvi.

(123)

Glede osebe ali subjekta se ne bi smela sprejeti odločitev o izključitvi, če je sprejel popravne ukrepe in s tem dokazal svojo zanesljivost. Ta možnost se ne bi smela uporabljati za najhujša kazniva dejanja.

(124)

Zaradi načela sorazmernosti bi bilo treba razlikovati med primeri, v katerih se denarna kazen lahko naloži kot alternativa izključitvi na eni strani in primeri, v katerih se zaradi resnosti ravnanja prejemnika v zvezi s poskusom neupravičene pridobitve sredstev Unije denarna kazen upravičeno naloži kot dopolnilo izključitvi z namenom zagotovitve odvračilnega učinka na drugi strani. Določiti bi bilo treba tudi najvišji znesek denarne kazni, ki jo lahko naloži javni naročnik.

(125)

Denarno kazen bi bilo treba naložiti samo prejemniku, ne pa tudi udeležencu, saj se znesek naložene denarne kazni izračuna na podlagi vrednosti zadevne pravne obveznosti.

(126)

Možnost sprejetja odločitve o izključitvi ali naložitve denarnih kazni ni odvisna od možnosti uporabe pogodbenih kazni, kot so pavšalne odškodnine.

(127)

Trajanje izključitve bi moralo biti časovno omejeno, kot se zgodi tudi za primere na podlagi Direktive 2014/24/EU, in bi moralo biti skladno z načelom sorazmernosti.

(128)

Določiti je treba datum začetka in trajanje zastaralnega roka za sprejetje odločitev o izključitvi ali naložitev denarnih kazni.

(129)

Pomembno je omogočiti okrepitev odvračilnega učinka, doseženega z izključitvijo in denarno kaznijo. V tem smislu bi bilo treba odvračilni učinek okrepiti z možnostjo, da se ob doslednem spoštovanju zahtev glede varstva podatkov iz uredb (EU) 2018/1725 in (EU) 2016/679 objavijo informacije, ki se nanašajo na izključitev in/ali denarno kazen. Takšna objava bi morala prispevati k zagotovitvi, da se enako ravnanje ne ponovi. Zaradi pravne varnosti in v skladu z načelom sorazmernosti bi bilo treba določiti, v katerih okoliščinah se te informacije ne bi smele objaviti. Odgovorni odredbodajalec bi moral pri svojem ocenjevanju upoštevati morebitna priporočila posebne komisije. Če gre za fizične osebe, bi se smeli osebni podatki objaviti le v izjemnih okoliščinah, ki jih upravičuje resnost dejanja ali njegov učinek na finančne interese Unije.

(130)

Informacije, ki se nanašajo na izključitev ali denarno kazen, bi moralo biti mogoče objaviti le v določenih primerih, kot na primer v primeru hude kršitve poklicnih pravil, goljufije, znatne pomanjkljivosti pri izpolnjevanju glavnih obveznosti prevzete pravne obveznosti, financirane iz proračuna, ali nepravilnosti ali v primeru ustanovitve subjekta v drugi jurisdikciji z namenom izogniti se davčnim, socialnim in drugim pravnim obveznostim.

(131)

Merila za izključitev bi morala biti jasno ločena od meril, ki so razlog za morebitno zavrnitev sodelovanja v postopku dodeljevanja.

(132)

Informacije o zgodnjem odkrivanju tveganj in o odločitvah o izključitvi in naložitvi denarnih kazni osebam ali subjektom bi bilo treba centralizirati. V ta namen bi bilo treba zadevne informacije shranjevati v podatkovni zbirki, ki jo vzpostavi in vodi Komisija kot lastnica centraliziranega sistema. Pri vodenju tega sistema bi bilo treba v celoti upoštevati pravico do zasebnosti in do varstva osebnih podatkov.

(133)

Za vzpostavitev in delovanje sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev bi morala biti odgovorna Komisija, vendar pa bi morali v sistemu sodelovati tudi druge institucije in organi Unije ter sploh vse osebe in subjekti, ki izvršujejo sredstva Unije v okviru neposrednega, deljenega in posrednega upravljanja, in sicer s pošiljanjem relevantnih informacij Komisiji. Odgovorni odredbodajalec in posebna komisija bi morala osebi ali subjektu zagotavljati pravico do obrambe. Enako pravico v okviru zgodnjega odkrivanja bi morala imeti oseba ali subjekt, kadar bi lahko akt, ki bi ga nameraval sprejeti odredbodajalec, negativno vplival na pravice zadevne osebe ali subjekta. V primeru goljufije, korupcije ali katerega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škodi finančnim interesom Unije, za katero še ni bila izrečena pravnomočna sodba, bi morala biti odgovornemu odredbodajalcu dana možnost, da odloži uradno obvestitev osebe ali subjekta, posebni komisiji pa, da odloži pravico osebe ali subjekta do predložitve pripomb. Takšna odložitev bi morala biti upravičena le, kadar za to obstajajo nujni upravičeni razlogi zaradi ohranjanja zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka.

(134)

Sodišče Evropske unije bi moralo imeti v zvezi z odločitvami o izključitvi in denarnimi kaznimi, naloženimi na podlagi te uredbe, v skladu s členom 261 PDEU neomejeno pristojnost.

(135)

Da bi se obravnavali poskusi subjektov, da bi se izognili morebitnim škodljivim posledicam svojih kršitev, bi bilo treba določiti pravila o obveščanju pod natančnimi pogoji v okviru postopkov za zgodnje odkrivanje in izključitev. Poleg tega bi se moral za take postopke uporabljati sistem za elektronsko izmenjavo.

(136)

Da bi bila ne glede na način izvrševanja proračuna omogočena zaščita finančnih interesov Unije, bi morali osebe in subjekti, vključeni v izvrševanje proračuna, imeti dostop do podatkovne zbirke za zgodnje odkrivanje in izključitev ter preverjati izključitve, o katerih odločijo odredbodajalci na ravni Unije. Pred dodelitvijo sredstev Unije ali izbiro osebe ali subjekta za upravljanje s temi sredstvi bi bilo treba vpogledati v podatkovno zbirko za zgodnje odkrivanje in izključitev. To ne posega v možnost vpogleda v podatkovno zbirko v drugih fazah izvajanja pravne obveznosti.

(137)

Ta uredba bi morala spodbujati cilj uvedbe e-uprave, zlasti uporabo elektronskih podatkov za izmenjavo informacij med institucijami Unije in tretjimi stranmi.

(138)

Napredek pri uveljavljanju elektronske izmenjave informacij in elektronske predložitve dokumentov, po potrebi vključno z elektronskim javnim naročanjem, ki je pomemben poenostavitveni ukrep, bi morali spremljati jasni pogoji za sprejetje sistemov, ki se bodo uporabljali, da se vzpostavi pravno stabilno okolje ter hkrati ohrani prožnost pri upravljanju sredstev Unije za udeležence, prejemnike in odredbodajalce, kot določa ta uredba.

(139)

Za izboljšanje upravljanja in kakovosti interoperabilnih digitalnih javnih storitev bi morale države članice, institucije Unije, izvajalske agencije in organi Unije v največji možni meri uporabljati evropski okvir interoperabilnosti.

(140)

Določiti bi bilo treba pravila o sestavi in nalogah odbora, ki je odgovoren za oceno dokumentacije vloge v postopkih javnega naročanja, postopkih za dodelitev nepovratnih sredstev in natečajih za nagrade. Odbor bi moral imeti možnost, da vključi zunanje strokovnjake, kadar je ta možnost določena v temeljnem aktu.

(141)

V skladu z načelom dobrega upravljanja bi moral odredbodajalec pojasnila ali manjkajoče dokumente zahtevati ob upoštevanju načela enakega obravnavanja in brez vsebinske spremembe dokumentacije vloge. Odredbodajalec bi moral imeti možnost, da se odloči, da tega ne zahteva le v ustrezno utemeljenih primerih. Poleg tega bi moral imeti odredbodajalec možnost, da popravi očitne administrativne napake ali popravek zahteva od udeleženca.

(142)

V skladu z dobrim finančnim poslovodenjem bi se morala Komisija zaščititi, in sicer tako, da bi ob izplačilu predhodnega financiranja zahtevala predložitev jamstva. Zahteva za izvajalce in upravičence, da zagotovijo jamstva, ne bi smela biti samodejna, temveč bi morala temeljiti na analizi tveganja. Kadar odredbodajalec med izvrševanjem ugotovi, da izdajatelj jamstva ni ali ni več pooblaščen za izdajo jamstev v skladu z veljavnim nacionalnim pravom, bi moral imeti možnost, da zahteva nadomestitev jamstva.

(143)

Različni sklopi pravil za neposredno in posredno upravljanje, zlasti v zvezi s konceptom „naloge izvrševanja proračuna“, so uvedli zmedo in povzročili tveganje napak v zvezi s kvalifikacijo tako za Komisijo kot za njene partnerje ter bi jih bilo zato treba poenostaviti in uskladiti.

(144)

Določbe v zvezi s predhodnim stebrnim ocenjevanjem oseb in subjektov, ki izvršujejo sredstva Unije v okviru posrednega upravljanja, bi bilo treba revidirati, da se Komisiji omogoči, da se lahko čim bolj opre na sisteme, pravila in postopke, vključno s skrbnim pregledom, teh oseb in subjektov, ki so bili ocenjeni za enakovredne sistemom in postopkom Komisije. Poleg tega je treba pojasniti, da bi Komisija morala imeti možnost da, kadar se v oceni razkrijejo področja, na katerih vzpostavljeni postopki ne zadoščajo za zaščito finančnih interesov Unije, podpiše sporazume o prispevkih, pri čemer sprejme ustrezne nadzorne ukrepe. Pomembno je tudi razjasniti, v katerih primerih lahko Komisija sprejme odločitev, da predhodne stebrne ocene pri podpisu sporazumov o prispevkih ne bo zahtevala.

(145)

Za zagotovitev učinkovitega izvrševanja proračuna je primerno dodatno pojasniti uporabo načela sorazmernosti pri posrednem upravljanju. Čeprav načelo sorazmernosti ne more vplivati na naravo obveznosti, ki jih nalaga zadevni veljavni pravni okvir, bi ga bilo treba sistematično uporabljati v sodelovanju z izvajalskimi partnerji Unije, da se doseže pravo ravnovesje med zaščito finančnih interesov Unije in ohranjanjem sposobnosti Unije za izvajanje njenih politik. Potrebne so nekatere prilagoditve in prestrukturiranje ustreznih določb. Tega se ne bi smelo razumeti, da se v praksi omejijo tiste pravice in dostop, ki jih odgovorni odredbodajalec, EJT za tiste države članice, ki so vključene v okrepljeno sodelovanje na podlagi Uredbe Sveta (EU) 2017/1939 (27), OLAF, Računsko sodišče in po potrebi ustrezni nacionalni organi potrebujejo za celovito izvrševanje svojih pristojnosti.

(146)

V skladu z načelom sorazmernosti je treba določiti, da se obveznosti iz te uredbe uporabljajo za končne prejemnike, ki prejemajo podporo iz proračuna v okviru finančnih instrumentov ali proračunskih jamstev. Ta uporaba bi morala ustrezno upoštevati naravo končnih prejemnikov in ukrepa ter biti sorazmerna z njo ter ustrezno upoštevati povezana finančna tveganja. Izogibati bi se bilo treba nepotrebnemu upravnemu bremenu, zlasti kadar so končni prejemniki mikro podjetja ter mala in srednja podjetja (MSP) in primerljivi gospodarski subjekti z enakovrednim prometom ali bilančno vsoto.

(147)

Finančna pravila iz te uredbe bi morala biti preprosta in jasna, da bi se izognili čezmernemu prenašanju zakonodaje in dodatnim upravnim bremenom za prejemnike sredstev Unije, države članice, institucije Unije ali druge osebe in subjekte, ki izvršujejo proračun.

(148)

Načelo sorazmernosti je treba uporabiti tudi pri oceni pravil, sistemov in postopkov subjektov, ki so že bili uspešno ocenjeni, kot so subjekti, ki uporabljajo pravila, ki jih določi Komisija, in bi morali biti izvzeti iz predhodne ocene. Iz predhodne ocene bi moralo biti mogoče izvzeti tudi organizacije držav članic, ki so pooblaščene za izvrševanje sredstev Unije v okviru deljenega upravljanja.

(149)

Pojasniti je treba, da se, kadar so subjekti izbrani za delo v okviru posrednega upravljanja na podlagi razpisa za prijavo interesa, uporabljata načeli enakega obravnavanja in nediskriminacije.

(150)

Nadomestila osebam in subjektom, ki izvršujejo proračun, kadar je ustrezno in mogoče, temeljijo na smotrnosti.

(151)

Da se zagotovi integriteta proračuna, kadar se izvršuje v okviru posrednega upravljanja, je primerno od izvajalskih partnerjev zahtevati, da Komisijo obvestijo o domnevnih primerih goljufije, korupcije ali kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, in da to obveznost vključijo v sporazume, ki jih sklenejo s tretjimi stranmi v okviru posrednega upravljanja.

(152)

Komisija sklepa partnerstva s tretjimi državami na podlagi sporazumov o financiranju. Pomembno je pojasniti vsebino takšnih sporazumov o financiranju, zlasti za tiste dele ukrepa, ki jih izvršuje tretja država v okviru posrednega upravljanja.

(153)

Treba je priznati posebno naravo mehanizmov ali platform mešanega financiranja, kadar Komisija kombinira svoje prispevke s prispevki finančnih institucij, in pojasniti uporabo določb o finančnih instrumentih in proračunskih jamstvih.

(154)

Pravila in načela javnega naročanja, ki se uporabljajo za javna naročila, ki jih institucije Unije oddajo v lastnem imenu, bi morala temeljiti na pravilih iz Direktive 2014/23/EU Evropskega parlamenta in Sveta (28) in Direktive 2014/24/EU.

(155)

Izkušnje so pokazale, da uporaba pravil o javnem naročanju iz te uredbe ni primerna za oddajo javnih naročil za finančne storitve, ki so povezane z izdajo, prodajo, nakupom ali prenosom vrednostnih papirjev ali drugih finančnih instrumentov v smislu Direktive 2014/65/EU Evropskega parlamenta in Sveta (29), ki jih Komisija uporablja v okviru svojih operacij najemanja in dajanja posojil, operacij upravljanja premoženja in zakladniških operacij. To vključuje storitve, ki jih zagotavljajo centralne banke, evropski mehanizem za stabilnost, EIB in druge mednarodne finančne institucije ter nacionalni subjekti, pooblaščeni za izdajanje in upravljanje državnih dolžniških instrumentov. Iz tega razloga in v skladu s členom 10 Direktive 2014/24/EU se pravila o javnem naročanju iz te uredbe ne bi smela uporabljati za te storitve.

(156)

Glede na pandemijo COVID-19 je primerno spremeniti opredelitev krizne situacije, ki se uporablja zlasti za skupne določbe in javna naročila na področju zunanjih ukrepov ter bi morala zajemati javno zdravje in zdravje živali, izredne razmere na področju zanesljive preskrbe s hrano in varnosti hrane in svetovne grožnje za zdravje. Da se omogoči prožnost, potrebna za zagotovitev hitrega odziva na nepredvidene okoliščine skrajne nujnosti, ki so posledica krizne situacije, bi bilo treba javnemu naročniku omogočiti, da uporabi poenostavljena pravila o javnem naročanju, kot so uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o naročilu, ki se uporablja v kriznih razmerah, ter sprejetje dokazil o merilih za izključitev in pogojih za sodelovanje od verjetnega uspešnega ponudnika po odločitvi o oddaji naročila, v vsakem primeru pa pred podpisom pogodbe. Javnemu naročniku bi se za odziv na krizno situacijo morala omogočiti tudi prožnost, da brez postopka javnega naročanja izjemoma spremeni pogodbo ali okvirno pogodbo tudi tako, da preseže ustrezne mejne vrednosti. Poleg tega bi moralo biti v kriznih razmerah izjemoma mogoče dodati nove javne naročnike po začetku postopka za oddajo javnega naročila in pred podpisom pogodbe ali po spremembi pogodbe, ne da bi pri tem omejevali konkurenco. Pred uporabo takšnih poenostavljenih pravil bi se morala v skladu z ustreznimi notranjimi pravili zahtevati razglasitev krizne situacije, razen za javna naročila na področju zunanjih ukrepov, kadar taka razglasitev ni potrebna. Poleg tega bi morali odgovorni odredbodajalci za vsak primer posebej utemeljiti skrajno nujnost, ki izhaja iz razglašene krizne situacije.

(157)

Pri mešanih naročilih bi bilo treba pojasniti metodologijo javnih naročnikov za določanje pravil, ki se uporabljajo.

(158)

V zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti, določenih v Direktivi 2014/24/EU, pa tudi v zvezi s tistimi, katerih vrednost je nižja ter v zvezi z naročili, ki ne spadajo na področje uporabe navedene direktive, bi bilo treba pojasniti predhodne in naknadne ukrepe za obveščanje javnosti, ki so potrebni za začetek postopka javnega naročanja.

(159)

Ta uredba bi morala vključevati izčrpen seznam vseh postopkov javnega naročanja, ki so na voljo institucijam Unije, ne glede na mejne vrednosti.

(160)

Zaradi upravne poenostavitve in spodbujanja sodelovanja MSP bi bilo treba zagotoviti postopke s pogajanji za javna naročila srednjih vrednosti.

(161)

Po potrebi bi moralo biti mogoče izvesti skupno javno naročanje med enim ali več javnimi naročniki iz držav članic na eni strani ter institucijami in organi Unije ali izvajalskimi agencijami na drugi strani, ne da bi bile te institucije, organi ali agencije zavezane k nakupu gradenj, blaga ali storitev. Da bi javni naročniki lahko v celoti izkoristili potencial notranjega trga v smislu ekonomije obsega ter delitve tveganja in koristi, bi bilo treba razširiti možnosti institucij Unije, organov Unije ali izvajalskih agencij, da v imenu dveh ali več držav članic kupujejo blago ali storitve. Institucija Unije, organ Unije ali izvajalska agencija bi morali imeti možnost, da izvedejo ustrezen postopek javnega naročanja v imenu ali za račun držav članic na podlagi sporazuma med pogodbenicami ali delujejo kot veletrgovec, ki kupuje, skladišči in ponovno prodaja ali daruje blago in storitve, vključno z najemi, izbranim državam članicam ali partnerskim organizacijam. V skladu s pravili o skladnosti sekundarne zakonodaje s to uredbo lahko drugi zakonodajni akti Unije vsebujejo podrobnejša pravila o skupnem javnem naročanju ali javnem naročanju v imenu ali za račun držav članic. Pri tem bi bilo treba v takih aktih jasno navesti taka odstopanja in posebne razloge, ki jih upravičujejo.

(162)

V skladu z Direktivo 2014/24/EU bi morala ta uredba omogočati preverjanje trga pred začetkom postopka javnega naročanja. Da se zagotovi uporaba partnerstva za inovacije samo, kadar potrebne gradnje, blago in storitev še ne obstajajo na trgu ali še niso prisotni kot razvojna dejavnost, ki je skoraj zrela za trg, bi bilo treba v tej uredbi določiti obveznost, da se pred uporabo partnerstva za inovacije izvede takšno predhodno preverjanje trga.

(163)

Pojasniti bi bilo treba, kako lahko javni naročniki prispevajo k varstvu okolja in spodbujanju trajnostnega razvoja, hkrati pa zagotovijo, da bodo lahko za svoja naročila dosegli najboljše razmerje med kakovostjo in ceno, zlasti z zahtevanjem posebnih oznak ali uporabo ustreznih načinov oddaje naročil.

(164)

V skladu s cilji evropskega zelenega dogovora bi bilo treba zagotoviti napredek pri izvajanju vidikov ekologizacije z vključitvijo zelenih pogojev za sodelovanje ali meril za oddajo v pozive k oddaji ponudb, kadar je to ustrezno, kar bo gospodarske subjekte spodbudilo k ponudbi bolj trajnostnih možnosti.

(165)

Za zagotovitev, da gospodarski subjekti pri izvajanju naročil upoštevajo veljavne obveznosti iz okoljskega, socialnega in delovnega prava, določene v pravu Unije, nacionalnem pravu, kolektivnih pogodbah ali mednarodnih socialnih in okoljskih konvencijah, navedenih v Prilogi X k Direktivi 2014/24/EU, bi morale biti take obveznosti del minimalnih zahtev, ki bi jih opredelil javni naročnik, in bi morale biti vključene v pogodbe, ki jih podpiše javni naročnik.

(166)

Ustrezno je določiti različne situacije, običajno opredeljene kot nasprotje interesov, in te situacije različno obravnavati. Pojem „nasprotje interesov“ bi bilo treba uporabljati samo, če bi se v takšni situaciji znašla oseba ali subjekt, pristojna za načrtovanje in izvrševanje proračuna, izvajanje revizij ali kontrol, oziroma uradnik ali uslužbenec katere od institucij Unije ali nacionalnih organov na kateri koli ravni. Poskuse neupravičenega vplivanja na postopek dodeljevanja ali pridobitve zaupnih informacij bi bilo treba obravnavati kot hudo kršitev poklicnih pravil, ki lahko privede do zavrnitve sodelovanja v postopku dodeljevanja in/ali izključitve iz sredstev Unije. Poleg tega bi gospodarski subjekti lahko bili v položaju, ko zaradi nasprotnih poklicnih interesov ne bi smeli biti izbrani za izvedbo naročila. Na primer družba ne bi smela ocenjevati projekta, pri katerem je sodelovala, revizor pa ne bi smel revidirati zaključnih računov, ki jih je predhodno potrdil. Pri ocenjevanju nasprotij interesov in obveznosti vzpostavitve sistemov za odkrivanje in preprečevanje takih nasprotij bi bilo treba spoštovati načelo sorazmernosti. Z ustreznimi smernicami za ocenjevanje nasprotij interesov bi morali zagotoviti dodatna pojasnila tistim, ki ocenjujejo take situacije na ravni Unije in nacionalni ravni, da bi prispevali k pravni varnosti.

(167)

Za zagotovitev, da ne obstajajo nasprotni poklicni interesi, ki lahko vplivajo ali bi lahko vplivali na sposobnost izvedbe naročila na neodvisen, nepristranski in objektiven način, je treba pojasniti obveznosti javnega naročnika in kandidatov ali ponudnikov. Na eni strani bi morali kandidati, ponudniki in po potrebi subjekti, na katerih zmogljivosti se ti opirajo, ter predvideni podizvajalci podati izjavo o odsotnosti takih nasprotnih interesov in na zahtevo predložiti s tem povezane informacije. Na drugi strani bi moral javni naročnik ob podaji izjave ali na podlagi dodatnih informacij oceniti obstoj takih nasprotnih poklicnih interesov. Če se ugotovijo taki nasprotni poklicni interesi, bi bilo treba oddajo naročila zavrniti.

(168)

Konkurenčen in odprt notranji trg bi moral zagotoviti enake konkurenčne pogoje ter evropskim in tujim gospodarskim subjektom omogočiti konkuriranje na podlagi dosežkov. Tuje subvencije lahko izkrivljajo notranji trg in ogrozijo enake konkurenčne pogoje v postopkih javnega naročanja, kadar na primer imajo gospodarski subjekti, ki so jim dodeljena sredstva, koristi od tujih subvencij. Za odpravo tega tveganja so bila z Uredbo (EU) 2022/2560 Evropskega parlamenta in Sveta (30) določena pravila in postopki za preiskovanje tujih subvencij, ki dejansko ali potencialno izkrivljajo notranji trg, in po potrebi za zagotovitev odprave teh izkrivljanj. Za zagotovitev skladnosti med pravili, ki se uporabljajo za države članice, in postopki javnega naročanja na podlagi te uredbe bi morali institucije Unije, organi Unije in izvajalske agencije smiselno uporabljati enaka pravila in postopke za tuje subvencije, kot so določeni v Uredbi (EU) 2022/2560.

(169)

Za zagotovitev enotnih pogojev izvajanja te uredbe bi bilo treba na Komisijo prenesti izvedbena pooblastila v zvezi s postopkovnimi podrobnostmi in povezanimi vprašanji v zvezi s predhodnim pregledom in poglobljeno preiskavo vseh tujih finančnih prispevkov, pridobljenih v postopku javnega naročanja. Navedena izvedbena pooblastila bi bilo treba izvajati v skladu z Uredbo (EU) št. 182/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (31).

(170)

V skladu z Direktivo 2014/24/EU bi moralo biti omogočeno, da se preveri morebitna izključenost gospodarskega subjekta, uporabijo pogoji za sodelovanje in merila za oddajo ter preveri skladnost z dokumentacijo za postopek javnega naročanja, in to v kakršnem koli vrstnem redu. Posledično bi moralo biti mogoče zavrniti ponudbo na podlagi meril za oddajo, ne da bi bilo treba pred tem preveriti, ali so bila pri zadevnem ponudniku izpolnjena merila za izključitev ali pogoji za sodelovanje.

(171)

Naročila bi bilo treba oddati na podlagi ekonomsko najugodnejše ponudbe skladno s členom 67 Direktive 2014/24/EU.

(172)

Zaradi pravne varnosti je treba razjasniti, da so pogoji za sodelovanje strogo povezani z oceno kandidatov ali ponudnikov, merila za oddajo pa z oceno ponudb. Da bi se pravila Unije o javnem naročanju uskladila z Direktivo 2014/24/EU, bi bilo treba javnim naročnikom omogočiti tudi, da kot merilo za oddajo uporabijo organiziranost, usposobljenost in izkušnje osebja, zadolženega za izvedbo javnega naročila, če to lahko bistveno vpliva na kakovost izvedbe javnega naročila in posledično na ekonomsko vrednost ponudbe. Javni naročniki, ki uporabljajo katero koli od teh meril za oddajo, bi morali z ustreznimi pogodbenimi sredstvi zagotoviti, da osebje, dodeljeno za izvajanje naročila, dejansko izpolnjuje določene standarde kakovosti. Javni naročniki bi morali dati soglasje za kakršno koli zamenjavo takega osebja in preveriti, ali nadomestno osebje zagotavlja enakovredno raven kakovosti kot nadomeščeno osebje. Poleg tega bi bilo treba zagotoviti, da ne pride do prekrivanja in dvojnega ocenjevanja istega elementa v okviru pogojev za sodelovanje in meril za oddajo.

(173)

Da bi skrajšali dolgotrajne postopke in da bodo lahko javni naročniki v celoti izkoristili možnosti, ki jih ponuja ta metoda nabave, je treba poenostaviti pravila, ki urejajo dinamične nabavne sisteme, Ti sistemi bi morali zlasti delovati v obliki omejenega postopka, kar bi vsakemu gospodarskemu subjektu, ki predloži prijavo za sodelovanje ter izpolnjuje merila za izključitev in pogoje za sodelovanje, omogočilo sodelovanje v postopkih javnega naročanja, ki se izvajajo prek dinamičnega nabavnega sistema v obdobju njegove veljavnosti, ki ne bi smelo biti omejeno na štiri leta. Ponudbe se lahko predložijo tudi v obliki elektronskega kataloga, zlasti za standardne proizvode ali storitve, ki so splošno dostopni na trgu. Poleg tega bi bilo treba za zmanjšanje upravnega bremena opustiti zahtevo po imenovanju komisije za odpiranje in ocenjevanje za posamezna javna naročila v okviru dinamičnega nabavnega sistema.

(174)

Glede na napredek pri digitalizaciji postopkov javnega naročanja bi bilo treba pojasniti, da se lahko javna odpiranja ponudb za odprte postopke organizirajo na daljavo prek videokonferenc.

(175)

Zaradi poenostavitve in uskladitve s pravili, ki se uporabljajo za javna naročila, ki jih institucije Unije oddajo za svoj račun, bi bilo treba na področju zunanjih ukrepov odpraviti obveznost objave seznama izbranih kandidatov, ki bodo povabljeni k oddaji ponudbe, na spletišču Komisije.

(176)

Javno naročanje Unije bi moralo zagotavljati, da so sredstva Unije učinkovito, pregledno in ustrezno porabljena, obenem pa zmanjšati upravno breme za prejemnike sredstev Unije. V tem smislu bi moralo e-javno naročanje prispevati k boljši porabi sredstev Unije in razširiti dostop do naročil za vse gospodarske subjekte. Vse institucije Unije, ki izvajajo javno naročanje, bi morale na svojih spletnih mestih objaviti jasna pravila v zvezi z nabavo, odhodki in spremljanjem ter vsa oddana naročila, vključno z njihovo vrednostjo.

(177)

Pri elektronskem javnem naročanju bi se morala elektronska izmenjava informacij z udeleženci v največji možni meri opirati na obstoječe standarde, kot so enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila in standardi izdajanja elektronskih računov, ki jih določa Izvedbena uredba Komisije (EU) 2016/7 (32) oziroma Direktiva 2014/55/EU.

(178)

Pojasniti bi bilo treba, da bi morali vsak postopek sestavljati faza odpiranja in ocena. Odločitev o oddaji naročila bi morala vedno temeljiti na oceni.

(179)

Kadar se kandidati in ponudniki uradno obvestijo o izidu postopka, bi jih bilo treba obvestiti tudi o razlogih za sprejetje odločitve in jim posredovati podrobno izjavo o razlogih, ki bi temeljila na vsebini poročila o oceni.

(180)

Primerno je določiti, da bi bilo treba neuspešnim ponudnikom, katerih predložena ponudba izpolnjuje pogoje, na zahtevo sporočiti informacije o značilnostih in sorazmernih prednostih izbrane ponudbe. Neuspešni ponudniki bi morali na zahtevo prejeti dodatne informacije, tudi če skladnost njihove ponudbe ni bila preverjena zaradi izbranega vrstnega reda meril. Pojasniti bi bilo treba tudi, da zavrnjeni ponudniki ne bi smeli imeti dostopa do takih informacij.

(181)

Pri okvirnih pogodbah s ponovnim odpiranjem konkurence ne bi smelo biti obveznosti sporočanja informacij o značilnostih in sorazmernih prednostih uspešne ponudbe neuspešnemu izvajalcu, saj bi prejetje takšnih informacij ob vsakokratnem ponovnem odpiranju konkurence utegnilo ogroziti lojalno konkurenco med strankami iste okvirne pogodbe.

(182)

Javni naročnik bi moral imeti možnost, da postopek javnega naročanja prekliče ali delno prekliče, v primeru postopkov, oddanih v sklopih, ali javnih naročil z več izvajalci, pred podpisom pogodbe, ne da bi bili kandidati ali ponudniki upravičeni zahtevati odškodnino. To ne bi smelo posegati v primere, pri katerih je javni naročnik ravnal tako, da je lahko odgovoren za škodo v skladu s splošnimi načeli prava Unije.

(183)

V ustrezno utemeljenih primerih bi bilo treba dovoliti oddajo javnih naročil z več izvajalci, zlasti da bi se izognili prekomernemu zanašanju na enega samega ponudnika za kritično opremo in storitve, ob upoštevanju ciljev tehnološke neodvisnosti in kontinuitete storitev.

(184)

Kot je navedeno v Direktivi 2014/24/EU, je treba pojasniti, pod katerimi pogoji se lahko spremeni naročilo med njegovim izvajanjem brez novega postopka javnega naročanja. Zlasti se novega postopka javnega naročanja ne bi smelo zahtevati v primeru upravnih sprememb, univerzalnega pravnega nasledstva ter uporabe jasnih in nedvoumnih klavzul o reviziji ali opcij, ki ne spreminjajo minimalnih zahtev prvotnega postopka. Nov postopek javnega naročanja bi bilo treba zahtevati v primeru bistvenih sprememb prvotnega naročila, zlasti glede obsega in vsebine vzajemnih pravic ter obveznosti pogodbenih strank, vključno s porazdelitvijo pravic intelektualne lastnine. Take spremembe kažejo, da se nameravajo pogodbene stranke ponovno pogajati o ključnih določilih ali pogojih tega naročila, zlasti če bi spremembe vplivale na izid postopka, kolikor bi bila spremenjena določila ali pogoji del prvotnega postopka.

(185)

Pridobljene izkušnje so pokazale, da je treba pojasniti, v katerih primerih se sprememba šteje za spremembo predmeta naročila.

(186)

V primeru gradenj, blaga in kompleksnih storitev je treba zagotoviti možnost, da se zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, da se zagotovi izpolnjevanje bistvenih pogodbenih obveznosti in ustrezno izvajanje naročila ves čas trajanja pogodbe. V skladu z običajno prakso v zadevnih sektorjih je treba zagotoviti tudi možnost, da se zahteva jamstvo za vračilo zadržanih zneskov, ki bo krilo obdobje pogodbene odgovornosti.

(187)

Za določitev postopkov in mejnih vrednosti, ki se bodo uporabljali, je treba pojasniti, ali institucije, izvajalske agencije in organi Unije štejejo za javne naročnike. Dejansko ne bi smeli šteti za javne naročnike, kadar kupujejo pri osrednjem nabavnem organu. Poleg tega tvorijo institucije Unije en sam pravni subjekt in njihove službe med sabo ne morejo sklepati pogodb, temveč le sporazume o ravni storitve.

(188)

Ustrezno bi bilo v to uredbo vključiti sklic na mejne vrednosti, ki so v Direktivi 2014/24/EU določene za javna naročila gradenj in javna naročila blaga in storitev ter v Direktivi 2014/23/EU za koncesije. Revizija teh mejnih vrednosti, kakor je določeno v direktivah 2014/24/EU in 2014/23/EU, bi se torej morala neposredno uporabljati za javno naročanje oziroma za koncesije na podlagi te uredbe.

(189)

Podeljevanje koncesijskih pogodb bi bilo treba poenostaviti z uporabo mejnih vrednosti iz Direktive 2014/23/EU za koncesije.

(190)

Standardne postopke, ki se uporabljajo pri javnem naročanju, bi bilo treba zaradi uskladitve in poenostavitve uporabljati tudi za nakupe, določene v okviru enostavnejše ureditve za naročila za socialne in druge posebne storitve iz člena 74 Direktive 2014/24/EU. Zato bi bilo treba mejno vrednost za nakupe v okviru enostavnejše ureditve uskladiti z mejno vrednostjo za javna naročila storitev.

(191)

Za boljšo prilagoditev postopkov naročanja tržnim razmeram zunaj Unije bi morala ta uredba vključevati posebne določbe, v skladu s katerimi delegacije Unije oddajo naročila za svoj račun v tretjih državah. Zato je primerno revidirati mejne vrednosti za oddajo naročil, ki jih uporabljajo delegacije Unije v tretjih državah, in jih uskladiti s tistimi, ki se uporabljajo za oddajo naročil na področju zunanjih ukrepov.

(192)

Pojasniti je treba pogoje uporabe obdobja mirovanja, katero se upošteva pred podpisom naročila ali okvirne pogodbe.

(193)

Pravila javnega naročanja, ki se uporabljajo za področje zunanjih ukrepov, bi morala biti skladna z načeli iz direktiv 2014/23/EU in 2014/24/EU.

(194)

Pravila o dostopu do javnega naročanja, ki se uporabljajo ob predložitvi ponudbe in med izvajanjem pogodbe, bi morala vključevati pogoje, določene v izvedbenih aktih (ukrepi instrumenta za mednarodno javno naročanje), sprejetih v skladu z Uredbo (EU) 2022/1031 Evropskega parlamenta in Sveta (33), ter ustrezne obveznosti za uspešne ponudnike iz navedene uredbe.

(195)

Z namenom zmanjšanja kompleksnosti, poenostavitve obstoječih pravil in izboljšanja berljivosti pravil o javnem naročanju je treba združiti splošne določbe o javnem naročanju in posebne določbe, ki se uporabljajo za javno naročanje na področju zunanjih ukrepov, prav tako pa je treba odstraniti nepotrebne ponovitve in navzkrižno sklicevanje.

(196)

Pojasniti je treba, kateri gospodarski subjekti imajo glede na kraj svojega sedeža dostop do javnega naročanja na podlagi te uredbe, in izrecno omogočiti dostop do teh naročil tudi mednarodnim organizacijam.

(197)

V ustrezno utemeljenih primerih, ko naj bi naročilo oddala delegacija Unije v tretji državi ali bi se oddalo izključno v interesu delegacije Unije v tretji državi, bi moral imeti odgovorni odredbodajalec možnost, da odpre dostop do postopka javnega naročanja fizičnim ali pravnim osebam s sedežem v tretji državi, ki z Unijo nima sklenjenega posebnega sporazuma na področju javnega naročanja. To prožnost bi bilo treba zagotoviti zlasti, kadar ni fizičnih ali pravnih oseb s sedežem v državah, ki imajo dostop do javnega naročanja na podlagi posebnega sporazuma z Unijo na področju javnega naročanja in ki bi lahko zagotovile potrebne gradnje, blago ali storitve.

(198)

Da se doseže ravnovesje med potrebo po preglednosti in večjo skladnostjo pravil o javnem naročanju na eni strani ter potrebo po zagotovitvi prožnosti glede nekaterih tehničnih vidikov navedenih pravil na drugi strani, bi bilo treba tehnična pravila o javnem naročanju združiti v prilogi k tej uredbi ter pooblastilo za sprejetje aktov v skladu s členom 290 PDEU o spremembah navedene priloge prenesti na Komisijo.

(199)

Pojasniti je treba področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, zlasti glede vrst ukrepov ali organov, upravičenih do nepovratnih sredstev, pa tudi glede oblik pravnih obveznosti, ki se lahko uporabijo za kritje nepovratnih sredstev. Zlasti bi bilo treba postopno ukiniti sklepe o nepovratnih sredstvih zaradi njihove omejene uporabe ter postopne uvedbe elektronskih nepovratnih sredstev. Poenostaviti bi bilo treba strukturo, in sicer s premikom določb o instrumentih, ki niso nepovratna sredstva, v druge dele Uredbe. Pojasniti bi bilo treba naravo organov, ki lahko prejemajo nepovratna sredstva za poslovanje, saj je pojem organov, ki si prizadevajo za cilj v splošnem interesu Unije, zajet v pojmu organov, katerih cilj je del politike Unije in jo podpira.

(200)

Za poenostavitev postopkov in boljšo berljivost te uredbe bi bilo treba poenostaviti in racionalizirati določbe v zvezi z vsebino vlog za nepovratna sredstva, razpisov za zbiranje predlogov in sporazumov o nepovratnih sredstvih.

(201)

Z namenom omogočanja izvajanja ukrepov, ki jih financira več donatorjev, kadar v času prevzema obveznosti za prispevek Unije splošno financiranje ukrepa ni znano, je treba pojasniti, kako je opredeljen prispevek Unije in kako se preverja njegova poraba.

(202)

Uvesti bi bilo treba novo kategorijo nepovratnih sredstev zelo nizke vrednosti v višini do 15.000 EUR, da bi poenostavili upravne zahteve za prosilce za sredstva Unije. Glede na zelo nizko vrednost takih nepovratnih sredstev bi bilo treba opustiti zahteve za predložitev častne izjave in oceno finančne sposobnosti.

(203)

Za nadaljnjo poenostavitev vlog za nepovratna sredstva v skladu z dobrim finančnim poslovodenjem bi moralo biti odredbodajalcu omogočeno, da se na podlagi ocene tveganja odloči, da se preverjanje finančne zmogljivosti osredotoči samo na glavnega vložnika.

(204)

Izkušnje, pridobljene pri uporabi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali financiranja po pavšalni stopnji, so pokazale, da takšne oblike financiranja znatno poenostavijo upravne postopke in znatno zmanjšajo tveganje napak. Ne glede na področje posredovanja Unije so pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalne stopnje primerne oblike financiranja, zlasti za standardizirane in ponavljajoče se ukrepe, kot so mobilnost ali dejavnosti usposabljanja. Poleg tega je ob dejstvu, da sodelovanje med javnimi upravami držav članic ter upravičencev in partnerski h držav (v nadaljnjem besedilu: medinstitucionalno sodelovanje) izvajajo institucije držav članic, uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov upravičena in bi jo bilo treba spodbujati. Države članice in drugi prejemniki sredstev Unije bi zaradi večje učinkovitosti morali biti sposobni pogosteje uporabiti možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Pri tem bi bilo treba zagotoviti večjo prožnost pogojev za uporabo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnih stopenj. Izrecno je treba določiti enkratne pavšalne zneske, ki zajemajo celotne upravičene stroške ukrepa ali programa dela. Poleg tega bi bilo treba, da bi spodbudili osredotočenost na rezultate, dati prednost financiranju, ki temelji na učinku. Pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalne stopnje, ki temeljijo na vložkih, bi morali ostati možni, kadar ni mogoče ali ni primerno, da temeljijo na učinku.

(205)

Za zagotovitev pravne varnosti je treba pojasniti, da kadar so nepovratna sredstva v obliki financiranja, ki ni povezano s stroški, se določbe o načrtu proračuna, sofinanciranju in preprečevanju dvojnega financiranja ne uporabljajo, saj jih ni mogoče uporabiti v primeru, ko je znesek, ki ga je treba povrniti, povezan z opredeljenimi pogoji ali rezultati in je ločen od osnovnih stroškov.

(206)

Upravne postopke za odobritev pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnih stopenj bi bilo treba poenostaviti, in sicer s prenosom pooblastil za takšno odobritev na pristojnega odredbodajalca. Kadar je ustrezno, lahko takšno pooblastilo da Komisija glede na naravo dejavnosti ali odhodkov oziroma glede na število zadevnih odredbodajalcev.

(207)

Za premostitev vrzeli v razpoložljivosti podatkov, ki se uporabijo za določitev pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnih stopenj, bi bilo treba dovoliti uporabo strokovne presoje.

(208)

Zagotoviti bi bilo treba, da se pri izkoriščanju možnosti za bolj pogosto uporabo poenostavljenih oblik financiranja zagotovi upoštevanje načela dobrega finančnega poslovodenja, zlasti pa načela gospodarnosti, načela učinkovitosti in načela preprečevanja dvojnega financiranja. V ta namen bi morale poenostavljene oblike financiranja zagotoviti, da so porabljena sredstva primerna glede na cilje, ki jih je treba doseči, da se isti stroški ne financirajo več kot enkrat iz proračuna, da se spoštuje načelo sofinanciranja in da ne pride do splošne prekomerne kompenzacije prejemnikov. Zato bi morale poenostavljene oblike financiranja temeljiti na statističnih ali računovodskih podatkih, podobnih objektivnih elementih ali strokovni presoji. Poleg tega bi bilo treba še naprej izvajati primerna preverjanja, kontrole in redno ocenjevanje.

(209)

Pojasniti bi bilo treba obseg preverjanj in kontrol v nasprotju z rednim ocenjevanjem pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj. Ta preverjanja in kontrole bi morali biti osredotočeni na izpolnjevanje pogojev, ki sprožijo izplačilo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj, po potrebi vključno z doseganjem učinkov in/ali rezultatov. Ti pogoji ne bi smeli zahtevati poročanja o dejansko nastalih stroških upravičenca. Kadar je pavšalne zneske, stroške na enoto ali financiranje po pavšalni stopnji predhodno določil odgovorni odredbodajalec ali Komisija, jih z naknadnimi kontrolami ne bi smelo biti mogoče izpodbijati. To ne bi smelo preprečiti možnosti, da se nepovratna sredstva v primeru slabega, delnega ali poznega izvrševanja ali v primeru nepravilnosti, goljufije ali kršitve druge obveznosti zmanjšajo. Zmanjšati bi jih bilo treba zlasti takrat, kadar pogoji, ki sprožijo izplačilo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj, niso izpolnjeni. Pogostost in obseg rednega ocenjevanja bi morala biti odvisna od gibanja in narave stroškov, pri čemer se zlasti upoštevajo večje spremembe tržnih cen in druge relevantne okoliščine. Redno ocenjevanje bi lahko privedlo do prilagoditev pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj, ki se uporabljajo za prihodnje sporazume, vendar se ne bi smelo uporabljati za ugotavljanje vrednosti že dogovorjenih pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj. Za redno ocenjevanje pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnih stopenj bi lahko bil potreben dostop do zaključnih računov upravičenca v statistične in metodološke namene in takšen dostop je potreben tudi za preprečevanje in odkrivanje goljufij.

(210)

Kadar so nepovratna sredstva v obliki pavšalne stopnje, stroškov na enoto ali pavšalnega zneska in zato ni naknadnega preverjanja osnovnih stroškov, ni mogoče preveriti, ali so upravičeni stroški nastali v času trajanja ukrepa. Za zagotovitev pravne varnosti bi bilo treba pojasniti, da se bo z naknadnimi preverjanji in kontrolami upravičencev preverilo, ali so bili v obdobju izvajanja izpolnjeni pogoji, ki sprožijo izplačilo pavšalne stopnje, stroškov na enoto ali pavšalnega zneska.

(211)

Da se omogoči sodelovanje majhnih organizacij pri izvajanju politik Unije v okolju z omejeno razpoložljivostjo virov, je treba vrednost dela, ki ga opravijo prostovoljci, priznati kot upravičene stroške. Na podlagi tega bi morale take organizacije imeti možnost, da se v večji meri oprejo na delo prostovoljcev, da bi pridobile sofinanciranje za ukrepe ali program dela. Brez poseganja v najvišjo dovoljeno stopnjo sofinanciranja, določeno v temeljnem aktu, bi morala biti v takšnih primerih nepovratna sredstva Unije omejena na znesek ocenjenih upravičenih stroškov razen tistih, ki zajemajo delo prostovoljcev. Glede na to, da je delo prostovoljcev delo, ki ga zagotovijo tretje strani, ne da bi jim upravičenec to delo plačal, je z omejitvijo preprečeno vračilo stroškov, ki jih upravičenec ni imel. Poleg tega vrednost dela prostovoljcev ne bi smela presegati 50 % prispevkov v naravi in drugih oblik sofinanciranja.

(212)

Za zagotovitev pravne varnosti bi bilo treba pojasniti, da kadar so prispevki v naravi tretjih strani v obliki dela prostovoljcev v načrtu proračuna predstavljeni kot upravičeni stroški, bi moralo sofinanciranje, za katero se uporablja zgornja meja 50 %, vključevati vse vire financiranja, tj. nepovratna sredstva Unije, prispevke v naravi in druge vire financiranja.

(213)

V tej uredbi bi bilo treba ohraniti načelo neprofitnosti in s tem zaščititi eno od temeljnih načel javnih financ.

(214)

Za zagotovitev pravne varnosti pri izračunu prispevka Unije v primeru dobička pri nepovratnih sredstvih, ki se financirajo iz proračuna, bi bilo treba pojasniti, da se pri izterjavi odstotka dobička, ki ustreza prispevku Unije k upravičenim stroškom, ne bi smelo razlikovati med dejansko nastalimi in poenostavljenimi stroški.

(215)

Nepovratna sredstva bi bilo načeloma treba dodeljevati na podlagi razpisa za zbiranje predlogov. Kadar so dovoljene izjeme, bi jih bilo treba razlagati in uporabljati restriktivno v smislu področja uporabe in trajanja. Izjemna možnost, da se nepovratna sredstva dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov organom, ki imajo dejanski ali pravni monopol, bi se lahko uporabila le, kadar so zadevni organi edini, ki lahko izvajajo ustrezne vrste dejavnosti ali ki jim je bil takšen monopol zaupan po zakonu ali s strani javnega organa.

(216)

V okviru prehoda na e-nepovratna sredstva in e-javno naročanje bi bilo treba vložnike in ponudnike zaprositi, da dokaz o svojem pravnem statusu in finančni vzdržnosti priskrbijo le enkrat v določenem obdobju, in se od njih ne bi smelo zahtevati, da dokazila ponovno predložijo v vsakem postopku dodeljevanja. Zato je nujno uskladiti zahteve glede tega, za koliko let bodo zahtevani dokumenti v okviru postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev in postopkov javnega naročanja.

(217)

Upravičenec do nepovratnih sredstev lahko zagotovi finančno podporo tretji strani na podlagi izpolnjevanja nekaterih pogojev, znesek, plačan kateri koli tretji strani, pa ne bi smel presegati 60 000 EUR. Moralo bi biti mogoče preseči ta znesek, kadar bi bilo sicer doseganje ciljev ukrepov nemogoče ali pretirano oteženo. Da bi se omogočila večja prožnost pri izvrševanju proračuna v kriznih situacijah in izrednih razmerah, bi moralo biti mogoče tudi preseči ta znesek brez utemeljitve za vsak primer posebej v primerih humanitarne pomoči, operacij zagotavljanja nujne pomoči, operacij civilne zaščite ali pomoči za krizno upravljanje. Odredbodajalec bi moral o takih primerih poročati.

(218)

Kadar mora upravičenec za izvedbo ukrepa ali programa dela izvesti javno naročilo, bi bilo treba pojasniti, da lahko vsak upravičenec uporabi svoje lastne nabavne prakse, če zagotavljajo najboljše razmerje med kakovostjo in ceno ali, če je to primerno, najnižjo ceno, ne glede na to, ali upravičenec odda javno naročilo in je javni naročnik v smislu te uredbe. Ustrezno bi bilo treba spremeniti opredelitev pojma naročilo.

(219)

Uporabo nagrad kot dragocene oblike finančne podpore, ki ni povezana s predvidljivimi stroški, bi bilo treba poenostaviti ter pojasniti veljavna pravila. Nagrade bi bilo treba razumeti, kot da dopolnjujejo druge instrumente financiranja, kot so nepovratna sredstva, in ne kot da jih nadomeščajo.

(220)

Za povečanje prožnosti izvrševanja nagrad bi bilo treba obveznost iz Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 o objavi natečajev za nagrade v vrednosti 1 000 000 EUR ali več v izkazih, ki spremljajo predlog proračuna, nadomestiti z obveznostjo predložitve predhodnih informacij Evropskemu parlamentu in Svetu ter izrecno navedbo takšnih nagrad v sklepu o financiranju.

(221)

Nagrade bi morale biti podeljene v skladu z načeli preglednosti in enakega obravnavanja. Glede na to bi bilo treba določiti minimalne značilnosti natečajev, zlasti ureditve za izplačilo nagrade zmagovalcem v primeru podelitve, ter ustrezne načine objave. Vzpostaviti je treba tudi jasno opredeljen postopek podeljevanja, od vložitve vlog do pošiljanja informacij vložnikom in uradnega obvestila izbranemu kandidatu, ki bo odražal postopek za dodelitev nepovratnih sredstev.

(222)

Ta uredba bi morala določati načela in pogoje, ki veljajo za finančne instrumente, proračunska jamstva in finančno pomoč ter pravila o omejevanju finančne obveznosti Unije, preprečevanju goljufij in pranj a denarja, opustitvi finančnih instrumentov in poročanju.

(223)

V zadnjih letih je Unija vse pogosteje uporabljala finančne instrumente, ki omogočajo, da se s proračunom dosega večji učinek vzvoda, vendar ti hkrati ustvarjajo finančno tveganje za proračun. Ti finančni instrumenti ne vključujejo le finančnih instrumentov, ki so zajeti v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012, ampak tudi druge instrumente, kot so proračunska jamstva in finančna pomoč, ki so jih pred tem urejala samo pravila, določena v njihovih posameznih temeljnih aktih. Pomembno je vzpostaviti skupni okvir, s katerim bi se zagotovila enotnost načel, ki se uporabljajo za ta sklop instrumentov, in jih združiti v okviru novega naslova v tej uredbi, ki bo poleg obstoječih pravil, ki se uporabljajo za finančne instrumente, zajemal poglavja o proračunskih jamstvih in o finančni pomoči državam članicam ali tretjim državam.

(224)

Finančni instrumenti in proračunska jamstva so lahko koristni pri povečevanju učinka sredstev Unije, kadar so ta sredstva združena z drugimi sredstvi in vključujejo učinek finančnega vzvoda. Finančni instrumenti in proračunska jamstva bi se morali izvrševati le, če ni tveganja izkrivljanja konkurence na notranjem trgu ali neskladnosti s pravili o državni pomoči.

(225)

V okviru letnih odobritev, ki jih za določen program odobrita Evropski parlament in Svet, bi se morali finančni instrumenti in proračunska jamstva uporabljati na podlagi predhodne ocene, s katero se dokaže njihova učinkovitost pri doseganju ciljev politik Unije.

(226)

Finančne instrumente, proračunska jamstva in finančno pomoč bi bilo treba odobriti s temeljnim aktom. Kadar se v ustrezno utemeljenih primerih finančni instrumenti vzpostavijo brez temeljnega akta, bi jih morala v proračunu odobriti Evropski parlament in Svet.

(227)

Instrumente, ki bi lahko spadali v naslov X, kot so posojila, jamstva, kapitalske naložbe, naložbe v navidezni lastniški kapital in instrumenti delitve tveganja, bi bilo treba opredeliti. Omogočiti bi bilo treba, da opredelitev instrumentov delitve tveganja lahko vključuje izboljšanje kreditne kakovosti za projektne obveznice, s čimer bi se pokrilo tveganje, povezano s servisiranjem dolga za posamezen projekt, in omejilo kreditno tveganje imetnikov obveznic z izboljšanjem kreditne kakovosti v obliki posojila ali jamstva.

(228)

Morebitna vračila iz finančnega instrumenta ali proračunskega jamstva bi bilo treba uporabiti za instrument ali jamstvo, iz katerega izhaja povračilo, da se okrepi učinkovitost tega instrumenta ali jamstva, razen če je v temeljnem aktu drugače določeno, in bi jih bilo treba upoštevati pri predlogih za bodoče odobritve za ta instrument ali jamstvo.

(229)

Ta uredba določa, da je Komisija v ustreznem temeljnem aktu pooblaščena, da si v imenu Unije ali Euratoma izposodi ustrezne zneske za nadaljnje posojanje državam članicam upravičenkam ali tretjim državam pod pogoji, ki se uporabljajo za najeta posojila. V tem smislu se denarni tokovi med izposojenimi sredstvi in posojili ujemajo ena na ena. To pomeni, da bi morala Unija izvajati tržne operacije na podlagi potreb po izplačilu za vsak posamezni primer dajanja posojil, kar omejuje možnost skladnega načrtovanja različnih operacij najemanja posojil in strukturiranja zapadlosti, da bi se dosegli najboljši stroški.

(230)

Financiranje posameznih programov finančne pomoči z ločenimi metodami financiranja ustvarja stroške in povečuje kompleksnost, saj različni programi finančne pomoči tekmujejo za omejeno število možnosti financiranja. S tem se razdrobi ponudba dolžniških vrednostnih papirjev Unije ter zmanjšujeta likvidnost in zanimanje vlagateljev za ločene programe, čeprav imajo vsi dolžniški vrednostni papirji Unije enako visoko kreditno kakovost. Finančno pomoč bi bilo zato treba organizirati na podlagi enotne metode financiranja, ki povečuje likvidnost obveznic Unije ter privlačnost in stroškovno učinkovitost izdaj Unije.

(231)

Nedavne izkušnje s potrebami Ukrajine po financiranju so izpostavile slabosti razdrobljenega pristopa k organizaciji dolga Unije. Za okrepitev položaja Unije kot izdajatelja dolžniških instrumentov, denominiranih v eurih, je bistveno, da se vse nove izdaje organizirajo po enotni metodi financiranja, razen v ustrezno utemeljenih primerih, kot so izdaja Euratoma, manjše izdaje in financiranje programov finančne pomoči, za katere so temeljni akti začeli veljati pred 9. novembrom 2022.

(232)

Vzorec za enotno metodo financiranja in večina elementov infrastrukture, potrebne za njeno izvajanje, sta bila že vzpostavljena v obliki diverzificirane strategije financiranja na podlagi Sklepa (EU, Euratom) 2020/2053. Ta strategija je omogočila uspešno mobilizacijo sredstev za nepovratna sredstva in posojila na podlagi Uredbe (EU) 2021/241 ter za vrsto drugih programov Unije iz Uredbe Sveta (EU) 2020/2094 (34). Glede na pričakovano kompleksnost operacij, ki so potrebne za zadovoljitev nujnih potreb Ukrajine po financiranju, in za predvidevanje morebitnih prihodnjih operacij najemanja in dajanja posojil je primerno diverzificirano strategijo financiranja določiti kot enotno metodo financiranja za izvajanje operacij najemanja posojil.

(233)

Diverzificirana strategija financiranja bi morala omogočiti prožno izvajanje programa financiranja ob polnem spoštovanju načel proračunske nevtralnosti in ravnotežja proračuna iz člena 310(1) PDEU. Stroške programa financiranja bi morali v celoti kriti upravičenci na podlagi enotne metodologije za razporeditev stroškov, ki zagotavlja pregledno in sorazmerno razporejanje stroškov. Obveznosti vračila bi morali nositi upravičenci do finančne pomoči v skladu s to uredbo.

(234)

Izvajanje diverzificirane strategije financiranja bi zahtevalo, da se v vseh programih najemanja in dajanja posojil, ki se opirajo na to strategijo, upošteva enoten sklop pravil.

(235)

Diverzificirana strategija financiranja bi morala Komisiji zagotoviti večjo prožnost glede časovnega okvira in zapadlosti posameznih posojilnih transakcij ter omogočiti redna in stalna izplačila različnim državam upravičenkam. Taka strategija bi morala temeljiti na združevanju instrumentov financiranja. To bi Komisiji omogočilo prožnost pri organizaciji plačil upravičencem neodvisno od tržnih pogojev v času izplačila ter tudi zmanjšalo tveganje, da bi Komisija morala zbirati fiksne zneske v nestanovitnih ali neugodnih pogojih.

(236)

Za zagotovitev večje prožnosti Komisiji bi bilo treba vzpostaviti združena likvidna sredstva. Po zaslugi take centralizirane likvidnostne funkcije bi se povečala odpornost zmogljivosti Unije za financiranje, ki bi na podlagi zanesljive zmogljivosti za napovedovanje likvidnosti lahko vzdržala začasna neskladja med vsemi prilivi in odlivi.

(237)

Komisija bi morala vse potrebne transakcije izvajati ob hkratnem prizadevanju za redno prisotnost na kapitalskem trgu, doseganje najboljših možnih stroškov financiranja in olajšanje transakcij z dolžniškimi vrednostnimi papirji Unije in Euratoma.

(238)

Ob razširitvi diverzificirane strategije financiranja na širši nabor programov je zato primerno, da Komisija določi potrebne ureditve za njeno izvajanje. Te ureditve bi morale vključevati okvir upravljanja, postopke obvladovanja tveganja in metodologijo za razporeditev stroškov, ob upoštevanju člena 223(4), točka (e), te uredbe. Za zagotovitev preglednosti bi morala Komisija redno in izčrpno obveščati Evropski parlament in Svet o vseh vidikih svojega najemanja posojil in strategije upravljanja dolga.

(239)

Zaradi pravne varnosti in jasnosti v zvezi z že odobreno finančno pomočjo in v zvezi z makrofinančno pomočjo na podlagi Uredbe (EU) 2022/2463 Evropskega parlamenta in Sveta (35), bi bilo treba pravila o diverzificirani strategiji financiranja iz te uredbe uporabljati le za programe finančne pomoči, za katere temeljni akti začnejo veljati 9. novembra 2022 ali pozneje.

(240)

Pomembno je, da se revidirani računovodski izkazi za finančne instrumente in proračunska jamstva, ki se izvršujejo v okviru posrednega upravljanja, predložijo pravočasno, da jih lahko Računsko sodišče upošteva pri oblikovanju opažanj o začasnem zaključnem računu.

(241)

Primerno je priznati usklajevanje interesov v prizadevanjih za cilje politik Unije in zlasti, da imata EIB in EIS specifično strokovno znanje za izvrševanje finančnih instrumentov in proračunskih jamstev.

(242)

EIB in EIS, ki delujeta kot skupina, bi morala imeti možnost prenesti del izvrševanja drug na drugega, kadar bi takšen prenos lahko koristil izvajanju danega ukrepa in kakor je nadalje opredeljeno v relevantnem sporazumu s Komisijo.

(243)

Zaradi doslednosti in upoštevanja večletnega finančnega okvira za obdobje 2021–2027 je treba v zvezi s finančnimi instrumenti in proračunskimi jamstvi pojasniti nekatere določbe o poročanju oseb ali subjektov, ki sredstva Unije izvršujejo v okviru posrednega upravljanja, o uporabi naslova X v primeru njihovega kombiniranja z dopolnilno podporo iz proračuna, vključno z nepovratnimi sredstvi, in o kombinaciji s sredstvi Unije, ki se izvršujejo v okviru deljenega upravljanja.

(244)

Pojasniti bi bilo treba, da je pri kombiniranju finančnih instrumentov ali proračunskih jamstev z dodatnimi oblikami podpore iz proračuna treba uporabljati pravila za finančne instrumente in proračunska jamstva za celoten ukrep. Kadar je primerno, bi bilo treba takšna pravila dopolniti s specifičnimi zahtevami, ki izhajajo iz pravil za posamezni sektor.

(245)

Pri izvrševanju finančnih instrumentov in proračunskih jamstev, financiranih iz proračuna, bi bilo treba upoštevati politiko Unije glede nekooperativnih jurisdikcij v davčne namene, in njene posodobitve, kot je določeno v ustreznih pravnih aktih Unije in sklepih Sveta, zlasti sklepih Sveta z dne 8. novembra 2016 o merilih in postopku za oblikovanje seznama EU z nekooperativnimi jurisdikcijami v davčne namene (36) in pripadajoči prilogi ter sklepih Sveta z dne 5. decembra 2017 o seznamu EU z jurisdikcijami, ki niso pripravljene sodelovati v davčne namene (37) in pripadajočih prilogah.

(246)

Proračunska jamstva in finančna pomoč državam članicam ali tretjim državam so na splošno zunajproračunske operacije z znatnim učinkom na bilanco stanja Unije. Čeprav bodo na splošno to še naprej zunajproračunske operacije, njihova vključitev v to uredbo pomeni močnejšo zaščito finančnih interesov Unije in jasnejši okvir za njihovo odobritev, upravljanje in obračunavanje.

(247)

Unija je začela pomembne pobude na podlagi proračunskih jamstev, kot sta Evropski sklad za strateške naložbe (EFSI) in Evropski sklad za trajnostni razvoj (EFSD). Za te instrumente je značilno, da ustvarjajo pogojno obveznost za Unijo in pomenijo rezervacijo sredstev, s katerimi se zagotovi likvidnostna rezerva, ki omogoča redno odzivanje proračuna na plačevanje obveznosti, ki bi lahko nastale na podlagi teh pogojnih obveznosti. Za zagotovitev dobre bonitetne ocene Unije in s tem njene sposobnosti za zagotavljanje učinkovitega financiranja je nujno, da se pri odobritvi pogojnih obveznosti, rezervaciji sredstev zanje in njihovem spremljanju upošteva stabilen sklop pravil, ki bi ga bilo treba uporabljati za vsa proračunska jamstva.

(248)

Pogojne obveznosti, ki izhajajo iz proračunskih jamstev, lahko zajemajo širok nabor operacij financiranja in naložbenih operacij. Možnosti unovčitve proračunskega jamstva ni mogoče povsem zanesljivo načrtovati na letni osnovi, kot je to mogoče s posojili, ki imajo natančno določen razpored za vračilo. Zato je nujno treba vzpostaviti okvir za odobritev in spremljanje pogojnih obveznosti, da se v vsakem trenutku zagotovi polno spoštovanje zgornjih mej za letne odobritve plačil, določenih v Sklepu (EU, Euratom) 2020/2053.

(249)

Ta okvir bi moral določati tudi upravljanje in kontrolo, vključno z rednim poročanjem o finančni izpostavljenosti Unije. Stopnja rezervacij za finančne obveznosti bi morala biti določena na podlagi resnične ocene tveganja v zvezi s finančnimi tveganji, ki izhajajo iz povezanih instrumentov. Trajnost pogojnih obveznosti bi bilo treba ocenjevati letno v okviru proračunskega postopka. Vzpostaviti bi bilo treba mehanizem zgodnjega opozarjanja, da ne bi zmanjkalo rezervacij za kritje finančnih obveznosti.

(250)

Vse intenzivnejša uporaba finančnih instrumentov, proračunskih jamstev in finančne pomoči zahteva precejšen obseg odobritev plačil, ki jih je treba uporabiti in rezervirati. Da se ob ustrezni ravni zaščite pred finančnimi obveznostmi zagotovi finančni vzvod, je pomembno optimizirati znesek potrebnih rezervacij in povečati učinkovitost z združevanjem teh rezervacij v skupni sklad za rezervacije. Poleg tega prožnejša uporaba teh združenih rezervacij zagotavlja dejansko skupno stopnjo rezervacij, ki omogoča zahtevano zaščito z optimalnim zneskom virov.

(251)

Pravila, ki se uporabljajo za rezervacije in skupni sklad za rezervacije, bi morala zagotoviti trden notranji kontrolni okvir. Smernice, ki se uporabljajo za upravljanje sredstev iz skupnega sklada za rezervacije, bi morala določiti Komisija po posvetovanju z računovodjo Komisije. Odredbodajalci finančnih instrumentov, proračunskih jamstev ali finančne pomoči bi morali aktivno spremljati finančne obveznosti, ki spadajo v njihovo pristojnost, finančni upravitelj sredstev iz skupnega sklada za rezervacije pa bi moral pri upravljanju denarja in sredstev sklada upoštevati pravila in postopke, ki jih določi računovodja Komisije.

(252)

Proračunska jamstva in finančna pomoč bi morala upoštevati isti sklop načel, ki so uveljavljena za finančne instrumente. Še posebej bi morala biti proračunska jamstva nepreklicna, brezpogojna in na zahtevo. Morala bi se izvrševati v okviru posrednega upravljanja oziroma le v izjemnih primerih v okviru neposrednega upravljanja. Zajemati bi morala le operacije financiranja in naložbene operacije, partnerji proračunskih jamstev pa bi morali k tem operacijam prispevati lastna sredstva.

(253)

Finančna pomoč državam članicam ali tretjim državam bi morala biti v obliki posojila ali kreditne linije ali katerega koli drugega instrumenta, ki se šteje za ustreznega zagotoviti uspešnost podpore. V ta namen bi bilo treba, v ustreznem temeljnem aktu, pooblastiti Komisijo za izposojo potrebnih sredstev na kapitalskih trgih ali od finančnih institucij in se izogniti vključevanju Unije v kakršno koli spremembo zapadlosti, ki bi jo izpostavila tveganju spremembe obrestne mere ali kakršnemu koli drugemu poslovnemu tveganju.

(254)

Določbe, ki se nanašajo na finančne instrumente, bi se morale začeti uporabljati čim prej, da se dosežeta potrebna poenostavitev in uspešnost. Določbe v zvezi s proračunskimi jamstvi in finančno pomočjo ter skupnim skladom za rezervacije bi se morale uporabljati od začetka veljavnosti večletnega finančnega okvira za obdobje po letu 2020. Ta časovni razpored bo omogočil temeljito pripravo novih orodij za upravljanje pogojnih obveznosti. Prav tako bo omogočil, da bo z načeli iz naslova X po eni strani usklajen predlog za večletni finančni okvir po letu 2020, po drugi strani pa posebni programi, povezani s tem okvirom.

(255)

Uredba (EU, Euratom) št. 1141/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (38) določa pravila, ki se med drugim nanašajo na financiranje političnih strank in političnih fundacij na evropski ravni, zlasti kar zadeva pogoje financiranja ter dodelitev in razdelitev financiranja, donacij in prispevkov, financiranje kampanj za volitve v Evropski parlament, povračljive izdatke, prepoved določenega financiranja, računovodske izkaze, poročanje in revizijo, izvrševanje in kontrolo, kazni, sodelovanje med Organom za evropske politične stranke in fundacije, odredbodajalcem Evropskega parlamenta in državami članicami ter preglednost.

(256)

V to uredbo bi bilo treba vključiti pravila o prispevkih iz proračuna za evropske politične stranke, kot določa Uredba (EU, Euratom) št. 1141/2014.

(257)

Finančno podporo evropskim političnim strankam bi bilo treba dodeljevati v obliki posebnega prispevka, ki bi ustrezal njihovim posebnim potrebam.

(258)

Čeprav se finančna podpora dodeljuje, ne da bi bilo za to treba predložiti letni program dela, bi morale evropske politične stranke naknadno utemeljiti, da so sredstva Unije porabile gospodarno. Zlasti bi moral odgovorni odredbodajalec preveriti, ali so bila sredstva porabljena za plačilo povračljivih izdatkov, kot so določeni v razpisu za prispevke, v rokih, določenih v tej uredbi. Prispevki za evropske politične stranke bi se morali porabiti do konca proračunskega leta, ki sledi letu njihove dodelitve, po tem obdobju pa bi moral pristojni odredbodajalec vsa neporabljena sredstva izterjati.

(259)

Sredstva Unije, dodeljena za financiranje stroškov delovanja evropskih političnih strank, se ne bi smela porabiti za druge namene kot za tiste, ki so določeni v Uredbi (EU, Euratom) št. 1141/2014, zlasti za neposredno ali posredno financiranje tretjih strani, kot so nacionalne politične stranke. Evropske politične stranke bi morale prispevke porabiti za plačilo odstotnega deleža tekočih in prihodnjih izdatkov, ne pa izdatkov in dolgov, nastalih pred vložitvijo vlog za prispevke.

(260)

Tudi dodeljevanje prispevkov bi bilo treba poenostaviti in ga prilagoditi posebnim značilnostim evropskih političnih strank, zlasti z odpravo pogojev za sodelovanje, oblikovanjem enotnega plačila predhodnega financiranja kot splošnega pravila ter uvedbo možnosti uporabe financiranja s pavšalnimi zneski, pavšalnimi stopnjami in stroški na enoto.

(261)

Prispevke iz proračuna bi bilo treba prekiniti, zmanjšati ali preklicati, če evropske politične stranke kršijo Uredbo (EU, Euratom) št. 1141/2014.

(262)

Kazni, določene tako v tej uredbi kot v Uredbi (EU, Euratom) št. 1141/2014, bi morale biti naložene na usklajen način in ob upoštevanju načela ne bis in idem. V skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 1141/2014 se upravne in/ali denarne kazni, določene v tej uredbi, ne naložijo v primerih, v katerih so bile že naložene kazni na podlagi Uredbe (EU, Euratom) št. 1141/2014.

(263)

S to uredbo bi moral biti vzpostavljen splošni okvir, v skladu s katerim je mogoče proračunsko podporo uporabiti kot instrument na področju zunanjih ukrepov, vključno z obveznostjo, da morajo tretje države Komisiji predložiti zadostne in pravočasne informacije za oceno, ali so dogovorjeni pogoji izpolnjeni in določbe, s katerimi se zagotavlja zaščita finančnih interesov Unije, upoštevane.

(264)

Da bi okrepili vlogo Evropskega parlamenta in Sveta, bi bilo treba razjasniti postopek za ustanovitev skrbniških skladov Unije. Treba je tudi določiti načela, ki se uporabljajo za prispevke v skrbniške sklade Unije, še posebej, kako pomembno je zagotoviti prispevke drugih donatorjev, kar upravičuje njihovo ustanovitev z vidika dodane vrednosti. Prav tako je treba razjasniti odgovornosti finančnih udeležencev in upravnega odbora skrbniškega sklada Unije ter opredeliti pravila za pravično zastopanje udeleženih donatorjev v upravnem odboru skrbniškega sklada Unije in potrebo, da Komisija glasuje za porabo sredstev. Pomembno je tudi podrobneje določiti zahteve za poročanje, ki veljajo za skrbniške sklade Unije.

(265)

Unija bi morala imeti možnost sodelovati v svetovnih pobudah, kadar tako sodelovanje prispeva k doseganju ciljev politik Unije. Da bi se zagotovil ustrezen pravni okvir za sodelovanje Unije v svetovnih pobudah, bi bilo treba prispevek Unije k takim pobudam vključiti kot nov instrument za izvrševanje proračuna. Uporaba tega novega finančnega nosilca bi bila pogojena, izpolnjevanje teh pogojev pa bi zagotovilo raven zaščite, primerljivo z drugimi instrumenti za izvrševanje proračuna. Taki pogoji bi morali vključevati obstoj ustreznih notranjih in zunanjih sistemov za boj proti goljufijam in nepravilnostim, pri čemer bi bilo treba sisteme, ki jih upravljajo subjekti, ki izvajajo svetovno pobudo, obravnavati kot zunanje sisteme. Uporaba določb, povezanih s svetovnimi pobudami, bi morala biti omejena na primere, ko drugi instrumenti za izvrševanje proračuna ne omogočajo doseganja zadevnih ciljev politik Unije z enakim obsegom in učinkom. Komisija bi se morala, kadar je to mogoče in ustrezno, pridružiti vsakemu upravnemu odboru ali enakovrednemu usmerjevalnemu odboru svetovne pobude, da se zagotovi učinkovita zastopanost interesov Unije. Zaradi preglednosti in učinkovitega odločanja bi morala Komisija Evropskemu parlamentu in Svetu čim prej zagotoviti podrobne informacije o vseh načrtovanih prispevkih k svetovni pobudi, da bi jima omogočila ustrezno upoštevanje teh informacij.

(266)

Da bi se prilagodili napredku na področju digitalizacije, bi morali biti seznami zunanjih strokovnjakov, pripravljeni na podlagi razpisa za prijavo interesa, veljavni dlje od trajanja večletnega programa, pod pogojem, da se zagotovi rotacija strokovnjakov in da lahko svoj interes izrazijo novi strokovnjaki. Poleg tega je treba institucijam Unije omogočiti privabljanje visoko usposobljenih zunanjih strokovnjakov, da se zagotovi visoka kakovost ocenjevalnega postopka ter posebnih mnenj in svetovanj, ki jih zagotavljajo strokovnjaki. Za uspešno konkuriranje drugim udeležencem na trgu bi bilo treba institucijam Unije omogočiti, da v izjemnih in ustrezno utemeljenih primerih ponudijo konkurenčnejše plačilo. Nazadnje, zaradi pravne varnosti bi bilo treba pojasniti pravila, ki se uporabljajo za plačane zunanje strokovnjake, da bi odražala različne faze postopka dodeljevanja.

(267)

Da bi se institucijam Unije zagotovil jasen pravni okvir za darovanje storitev, blaga ali gradenj, bi bilo treba kot nov instrument za izvrševanje proračuna vključiti nefinančne donacije. Tega instrumenta ne bi smeli zamenjevati s splošnim okvirom podpore, ki jo Unija zagotavlja tretjim državam in je širše narave, vendar lahko vključuje nefinančne donacije. V kontekstu pandemije COVID-19 in vojne agresije Rusije proti Ukrajini bi moral tak instrument omogočiti stabilno pravno podlago, zlasti za prihodnje krize situacije in izredne razmere, ter zagotoviti, da bodo imele institucije Unije ustrezna orodja proračunske podpore za pomoč državam članicam, drugim osebam in subjektom, kadar bo podpora najbolj potrebna. Ta instrument bi bilo treba izvajati v okviru neposrednega upravljanja ali v okviru posrednega upravljanja s strani organa Unije. Povezane določbe, kot so opredelitve pojmov, prekinitev, preklic in zmanjšanje ter komisija za ocenjevanje, bi bilo treba ustrezno prilagoditi. V interesu dobrega finančnega upravljanja nepokvarljive zaloge, ki se financirajo iz upravnih odobritev, ne bi smele biti predmet donacije, dokler njihova vrednost ni delno amortizirana.

(268)

Podobno kot pri uvedbi nefinančnih donacij bi morale imeti institucije Unije možnost, da podeljujejo nagrade, ki niso finančne. To je pomembno tudi zato, da se omogočijo natečaji med mladimi, ki v svoji državi članici nimajo bančnega računa, vendar lahko brez težav prejmejo nagrado v praktični obliki. V ta namen bi bilo treba ustrezno prilagoditi opredelitev pojma in določbe o „nagradah“.

(269)

V skladu z racionalizacijo obstoječih pravil in z namenom preprečitve nepotrebnih ponovitev bi bilo treba posebne določbe iz drugega dela Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ki se uporabljajo za EKJS, raziskave, zunanje ukrepe in posebne sklade Unije, vnesti le v relevantne dele te uredbe, pod pogojem, da so te določbe še v uporabi in so ustrezne.

(270)

Določbe o pripravi zaključnega računa in računovodstvu bi bilo treba poenostaviti in razjasniti. Zato je primerno, da se vse določbe o letnem zaključnem računu in drugem finančnem poročanju zberejo skupaj.

(271)

Roke za opažanja Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu in za predložitev končnega zaključnega računa bi bilo treba prilagoditi, da se upoštevajo roki za postopek razrešnice.

(272)

Računi vseh prihodkov in odhodkov Unije, tudi v zvezi z namenskimi prejemki in povezanimi specifičnimi postavkami odhodkov, končno stanje ter sredstva in obveznosti Unije, prikazani v bilanci stanja, tudi tisti, ki izhajajo iz najemanja in dajanja posojil, bi morali biti zajeti v sklepu o razrešnici. Podobno bi moralo Računsko sodišče v pregled vseh prihodkov vključiti namenske prejemke in z njimi povezane odhodkovne postavke.

(273)

Izboljšati bi bilo treba način sedanjega poročanja institucij Unije o projektih gradnje Evropskemu parlamentu in Svetu. Institucijam Unije bi moralo biti dovoljeno, da nove projekte gradnje financirajo z dohodki, ki jih prejmejo za že prodane zgradbe. Zato bi bilo treba v določbe o projektih gradnje vnesti sklicevanje na določbe o notranjih namenskih prejemkih. Tako bi bilo mogoče izpolniti spreminjajoče se potrebe v gradbeni politiki institucij Unije ter pri tem prihraniti stroške in zagotoviti več prožnosti.

(274)

Komisija v sporočilu o evropskem zelenem dogovoru spodbuja prenovo stavb, da bi se zmanjšale njihove emisije in povečala njihova energijska učinkovitost. Ob upoštevanju hitrega razvoja trga za energijsko učinkovite stavbe morajo institucije Unije zaveze iz evropskega zelenega dogovora nujno vključiti v svojo gradbeno politiko in prenoviti svoje zgradbe ter dati prednost energetsko najučinkovitejšim naložbam. Poleg tega je treba zaradi nedavnega razvoja delovnih metod, ki ga je pospešila pandemija COVID-19, prilagoditi pisarniške zmogljivosti institucij Unije, da se razvije dinamična pisarniška politika. Zato bi bilo treba dovoliti financiranje strukturnih prenov s posojili, pod pogojem, da to privede do prihrankov, v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Evropski parlament in Svet bi morala prejeti dovolj informacij za namene predhodne odobritve, vključno z dodano vrednostjo predvidene strukturne prenove in njenim prispevkom k zelenemu prehodu. Razlago pojma novih projektov gradnje bi bilo treba razširiti, zlasti pa vključiti projekte v zvezi s strukturno prenovo.

(275)

Z namenom prilagoditve pravil, ki se uporabljajo za nekatere organe Unije, podrobnih pravil o javnem naročanju in podrobnih pogojev ter minimalnega razmerja dejanske stopnje rezervacije, bi bilo treba na Komisijo prenesti pooblastilo za sprejetje aktov v skladu s členom 290 PDEU v zvezi z okvirno finančno uredbo za organe, ustanovljene na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom, vzorčno finančno uredbo za organe javno-zasebnih partnerstev, spremembami Priloge I k tej uredbi, podrobnimi pogoji in metodologijo za izračun dejanske stopnje rezervacij ter spremembe opredeljenega minimalnega razmerja dejanske stopnje rezervacij, ki ne bi smela biti določena po stopnji nižji od 85 %. Zlasti je pomembno, da se Komisija pri svojem pripravljalnem delu ustrezno posvetuje, vključno na ravni strokovnjakov, in da se ta posvetovanja izvedejo v skladu z načeli, določenimi v Medinstitucionalnem sporazumu z dne 13. aprila 2016 o boljši pripravi zakonodaje. Za zagotovitev enakopravnega sodelovanja pri pripravi delegiranih aktov Evropski parlament in Svet zlasti prejmeta vse dokumente sočasno s strokovnjaki iz držav članic, njuni strokovnjaki pa se sistematično lahko udeležujejo sestankov strokovnih skupin Komisije, ki zadevajo pripravo delegiranih aktov.

(276)

Nekatere spremembe v zvezi z zagotavljanjem dostopa Komisiji do podatkov o prejemnikih za namene objave ter v zvezi z elektronskim evidentiranjem in shranjevanjem podatkov o prejemnikih in njihovih dejanskih lastnikih ter dostopa enotnega integriranega informacijskega sistema za podatkovno rudarjenje in ocenjevanje tveganj za analizo teh podatkov bi se morale uporabljati le za programe, sprejete in financirane na podlagi večletnega finančnega okvira po letu 2027, da se da na voljo dovolj časa za potrebno prilagoditev elektronskih podatkovnih sistemov in ustreznih sporazumov ter zagotavljanje smernic in usposabljanja in s tem zagotovi nemoten prehod.

(277)

Komisija bi morala do konca leta 2027 predložiti oceno pripravljenosti enotnega integriranega informacijskega sistema. V oceni bi morala ugotoviti, ali je interoperabilnost zagotovljena z ustreznimi informacijskimi sistemi in podatkovnimi zbirkami, vključno s sistemi in podatkovnimi zbirkami držav članic, kar omogoča samodejni prenos ustreznih informacij v realnem času, kadar je to izvedljivo, in preprečuje podvajanje poročanja; ali so kazalniki tveganja, ki jih uporablja enotni integrirani informacijski sistem, dovolj enotni, objektivni, sorazmerni in potrebni za oceno tveganja ter temeljijo na zanesljivih virih informacij; ali enotni integrirani informacijski sistem dovoljuje uporabo umetne inteligence za analizo in razlago podatkov ter ali enotni integrirani informacijski sistem izpolnjuje splošna načela varstva podatkov.

(278)

Opravljeno je bilo posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov v skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725, ki je mnenje podal 7. julija 2022.

(279)

Ta uredba bi morala začeti veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije –