(1)

Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (v nadaljnjem besedilu: Agencija) je bila ustanovljena z Izvedbenim sklepom 2013/776/EU za opravljanje nalog, povezanih z izvajanjem programov Unije na področjih izobraževanja, avdiovizualnih medijev in kulture (3).

(2)

Agencija lahko v okviru svojega upravnega in operativnega delovanja izvaja upravne preiskave, preddisciplinske in disciplinske postopke ter postopke začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s Kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, kakor so določeni z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (4) (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi) ter izvedbenimi določbami o izvajanju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov. Po potrebi lahko izvede predhodne dejavnosti, povezane s primeri morebitnih goljufij in nepravilnosti, ter o takih primerih obvesti urad OLAF.

(3)

Uslužbenci Agencije morajo prijaviti morebitne nezakonite dejavnosti, vključno z goljufijami in korupcijo, ki škodijo interesom Unije. Prijaviti morajo tudi ravnanje v zvezi z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomeni hudo kršenje obveznosti uradnikov Unije. To področje urejajo notranja pravila ali politike v zvezi s prijavljanjem nepravilnosti.

(4)

Agencija je vzpostavila politiko učinkovitega preprečevanja in obravnave dejanskih ali morebitnih primerov psihološkega ali spolnega nadlegovanja na delovnem mestu, kot je določena z izvedbenimi ukrepi v skladu s Kadrovskimi predpisi, s katerimi je vzpostavljen neformalni postopek, po katerem se lahko domnevna žrtev nadlegovanja obrne na zaupne svetovalce Agencije.

(5)

Agencija lahko izvaja tudi preiskave v zvezi z notranjo (informacijsko-tehnološko) varnostjo in morebitnimi kršitvami varnostnih predpisov za varovanje tajnih podatkov Evropske unije (tajni podatki EU).

(6)

Dejavnosti Agencije so predmet notranjih in zunanjih revizij, ki jih med drugim izvajajo službe za notranjo revizijo Evropske komisije in Evropsko računsko sodišče.

(7)

Agencija lahko obravnava zahteve Evropskega javnega tožilstva in zahteve za dostop do zdravstvenih kartotek uslužbencev Agencije ter opravlja preiskave, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe.

(8)

Agencija v okviru takih upravnih preiskav, revizij in drugih preiskav ali zahtev sodeluje z drugimi institucijami, organi, uradi in agencijami Unije.

(9)

Agencija lahko sodeluje z nacionalnimi organi tretjih držav in mednarodnimi organizacijami bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(10)

Agencija lahko sodeluje tudi z javnimi organi držav članic EU bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(11)

Agencija je lahko predmet pritožb, postopkov ali preiskav prek prijaviteljev nepravilnosti ali evropskega varuha človekovih pravic.

(12)

Agencija je lahko vključena v postopke pred Sodiščem Evropske unije, kadar zadevo predloži Sodišču, zagovarja odločitev, ki jo je sprejela in je bila izpodbijana pred Sodiščem, ali intervenira v postopku, ki zadeva njene naloge. V zvezi s tem mora morda ohraniti zaupnost osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti.

(13)

Agencija v okviru svojih dejavnosti obdeluje več kategorij osebnih podatkov, vključno z identifikacijskimi podatki posameznikov, kontaktnimi podatki, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju in uspešnosti ter finančnimi podatki, v nekaterih posebnih primerih pa tudi občutljive podatke (npr. zdravstvene podatke). Osebni podatki vključujejo dejanske „zanesljive“ podatke in „nezanesljive“ podatke na podlagi ocene.

„Zanesljivi podatki“ so objektivni dejanski podatki, kot so identifikacijski podatki, kontaktni podatki, podatki o poklicnih dejavnostih, upravne podrobnosti, metapodatki, ki se nanašajo na elektronske komunikacije, in podatki o prometu.

„Nezanesljivi podatki“ so subjektivni podatki, ki vključujejo predvsem opis ter oceno razmer in okoliščin, mnenja, ugotovitve v zvezi s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, oceno ravnanja in uspešnosti posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter utemeljitev posameznih odločitev, povezanih s predmetom postopka ali dejavnosti, ki jo izvaja Agencija v skladu z veljavnim pravnim okvirom, oziroma omenjenih v zvezi z njo.

Ocene, ugotovitve in mnenja se štejejo za osebne podatke v smislu člena 3(1) Uredbe.

(14)

Agencija mora zato v skladu z Uredbo posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavljati informacije o navedenih dejavnostih obdelave ter spoštovati njihove pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

(15)

Agencija je zavezana, da v čim večji meri spoštuje temeljne pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, predvsem pravico do zagotavljanja informacij, dostopa in popravka, pravico do izbrisa, omejitve obdelave, pravico do obveščanja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov ali do zaupnosti komunikacije, kot je določeno v Uredbi. Od Agencije pa se lahko tudi zahteva, naj omeji pravice in obveznosti posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, zaradi zaščite svojih dejavnosti ter temeljnih pravic in svoboščin drugih.

(16)

Agencija zato lahko v skladu s členom 25(1) in (5) Uredbe pod določenimi pogoji omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 Uredbe, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20. Ta omejitev mora temeljiti na notranjih pravilih, ki se sprejmejo na najvišji ravni vodstva Agencije in objavijo v Uradnem listu Evropske unije, če ne temeljijo na pravnih aktih, sprejetih na podlagi Pogodb.

(17)

Omejitve se lahko uporabljajo za različne pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, vključno s pravico do zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, obveščanja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov ali do zaupnosti komunikacije, kot je določeno v Uredbi.

(18)

Agencija mora navedene pravice morda uskladiti s cilji upravnih preiskav, revizij, drugih preiskav in sodnih postopkov. Prav tako mora morda uravnotežiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

(19)

Agencija mora morda na primer omejiti informacije, ki jih zagotavlja posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njegovih osebnih podatkov v fazi predhodne ocene upravne preiskave ali med preiskavo samo, pred morebitno zavrnitvijo zadeve ali v fazi preddisciplinskega postopka. V nekaterih okoliščinah lahko zagotavljanje takih informacij resno vpliva na sposobnost Agencije za učinkovito izvedbo preiskave, kadar na primer obstaja tveganje, da bi lahko zadevna oseba uničila dokaze ali vplivala na morebitne priče pred njihovim zaslišanjem. Agencija mora morda tudi zaščititi pravice in svoboščine prič in drugih vpletenih oseb.

(20)

Agencija mora morda zaščititi anonimnost priče ali prijavitelja nepravilnosti, ki je zahteval, naj se njegova identiteta ne razkrije. V tem primeru se lahko odloči za omejitev dostopa do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov takih oseb ali osumljenca, da zaščiti njihove pravice in svoboščine.

(21)

Agencija mora morda zaščititi zaupne informacije o uslužbencu, ki se je obrnil na njene zaupne svetovalce v postopku prijave nadlegovanja. V takih primerih mora morda omejiti dostop do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov domnevne žrtve, domnevnega nadlegovalca in drugih vpletenih, da zaščiti pravice in svoboščine vseh zadevnih posameznikov.

(22)

Pri postopkih za izbor in zaposlitev, ocenjevanje osebja in oddajo javnega naročila se lahko pravica do dostopa, popravka, izbrisa in omejitve obdelave uveljavlja le v določenih trenutkih in pod pogoji, določenimi v zadevnih postopkih, da se zavarujejo pravice drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter spoštujeta načeli enakega obravnavanja in tajnosti posvetovanj.

(23)

Agencija lahko tudi omeji dostop posameznikov do njihovih zdravstvenih podatkov, na primer s področja psihologije ali psihiatrije, zaradi morebitne občutljivosti teh podatkov, zdravstvena služba Komisije pa bo morda želela omogočiti posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, samo posreden dostop prek njihovega osebnega zdravnika. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavlja pravico do popravka ocen ali mnenj zdravstvene službe Komisije s predložitvijo svojih pripomb ali poročila zdravnika po lastni izbiri.

(24)

Agencija, ki jo zastopa direktor, ima vlogo upravljavca podatkov ne glede na nadaljnje prenose vloge upravljavca znotraj Agencije, da se upoštevajo operativne pristojnosti za posebne dejavnosti obdelave osebnih podatkov, na pristojne „delegirane upravljavce podatkov“.

(25)

Osebni podatki so varno shranjeni v elektronskem okolju v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 (5) o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji ali na papirju, kar preprečuje nezakonit dostop do podatkov ali njihov prenos osebam, ki nimajo potrebe po seznanitvi z njimi. Osebni podatki, ki se obdelujejo, se hranijo le toliko časa, kolikor je nujno in primerno za namene, za katere se podatki obdelujejo, za obdobje, določeno v obvestilih o varstvu podatkov in evidencah Agencije.

(26)

Agencija uporablja omejitve samo, če se z njimi upošteva bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujno potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. Agencija navede razloge, ki utemeljujejo navedene omejitve, posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, pa ustrezno obvesti o navedenih razlogih in njihovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, kot določa člen 25(6) Uredbe.

(27)

Agencija na podlagi načela odgovornosti vodi evidenco o svoji uporabi omejitev.

(28)

Pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih Agencija v okviru svojih nalog izmenja z drugimi organizacijami, se Agencija in navedene organizacije medsebojno posvetujejo o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti navedenih omejitev, razen če bi to ogrozilo dejavnosti Agencije.

(29)

Ta notranja pravila se zato uporabljajo za vse postopke obdelave, ki vključujejo osebne podatke in jih Agencija izvaja pri opravljanju upravnih preiskav, disciplinskih postopkov, predhodnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, prijavljenih uradu OLAF, preiskav Evropskega javnega tožilstva, postopkov za prijavljanje nepravilnosti, (uradnih in neuradnih) postopkov za primere nadlegovanja, obdelave notranjih in zunanjih pritožb, zahtev za dostop do lastnih zdravstvenih kartotek ali njihov popravek, preiskav, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe, preiskav v zvezi z (informacijskotehnološko) varnostjo, ki se izvajajo notranje ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU), revizij, postopkov pred Sodiščem Evropske unije ali nacionalnimi javnimi organi, postopkov za izbor in zaposlitev, ocenjevanje osebja in oddajo javnega naročila, kot je navedeno zgoraj.

(30)

Ta notranja pravila se uporabljajo za dejavnosti obdelave, izvedene pred začetkom zgoraj navedenih postopkov, med temi postopki in med spremljanjem nadaljnjih ukrepov na podlagi izida teh postopkov. Vključevati bi morala tudi pomoč in sodelovanje, ki ju Agencija zagotavlja drugim institucijam EU, nacionalnim organom in mednarodnim organizacijam zunaj svojih upravnih preiskav.

(31)

Agencija lahko v skladu s členom 25(8) Uredbe preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi se s tem kakor koli izničil učinek omejitve. Agencija za vsak primer posebej oceni, ali bi sporočanje omejitve izničilo njen učinek.

(32)

Agencija odpravi omejitev takoj, ko pogoji, ki jo upravičujejo, ne veljajo več, in navedene pogoje redno ocenjuje.

(33)

Za zagotovitev čim večje zaščite pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter v skladu s členom 44(1) Uredbe, se je treba pred morebitno uporabo ali proučitvijo vsake omejitve pravočasno posvetovati z osebo, ki je v Agenciji pooblaščena za varstvo podatkov, in preveriti skladnost omejitve s tem sklepom.

(34)

Člena 16(5) in 17(4) Uredbe določata izjeme od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti in dostopa. Če veljajo te izjeme, Agenciji ni treba uporabiti omejitve v skladu s tem sklepom –